Акт о недостаче товара при инвентаризации образец

Информационная помощь на тему: "Акт о недостаче товара при инвентаризации образец" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Акт о выявленных недостатках товара

Формирование акта о выявленных недостатках товара происходит тогда, когда от поставщика приходят некачественные товарно-материальные ценности, оборудование, приборы, техника.

Бланк имеет довольно широкую сферу применения и может использоваться в самых разных областях бизнеса. Стоит отметить, что акт обычно не является самостоятельным документом, а относится к неотъемлемым приложениям к какому-либо договору: купли-продажи, поставки и т.д.

В какой момент нужно составлять акт

Условие о надлежащем качестве товара всегда прописывается в договорах, составляемых между организацией-поставщиком и компанией-покупателем. Чтобы исполнить этот пункт, товар проходит многоступенчатую проверку.

Но иногда производитель/поставщик продукции не в силах отследить весь объем выпускаемых или поставляемых товаров. И тогда оформление акта о выявленных недостатках товара происходит непосредственно при приеме-передаче от изготовителя к покупателю.

Также акт может быть использован и внутри компании, например, когда товар поступает из производственного цеха на склад предприятия.

Значение бланка

Акт о выявленных недостатках товара – документ совершенно необходимый при обнаружении низкого качества какой-либо продукции.

На основе акта получатель товара в дальнейшем может написать претензию изготовителю и получить возмещение по понесенным убыткам.

Помимо этого, акт дает возможность исполнить две бухгалтерские операции:

  1. Продавец может получить некачественный товар обратно и списать его.
  2. Покупатель – принять доставленный товар к учету в объеме качественных товарно-материальных ценностей.

При этом в случае, когда недостатки будут выявлены в ходе использования товара, на основании акта он также может быть списан с учета организации.

Создание комиссии, задачи

Чтобы зафиксировать факт наличия недостатков товара и оформить акт по всем установленным нормам, в компании должна быть создана особая комиссия (отдельным распоряжением или приказом директора).
В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В нее должны войти работники нескольких не связанных между собой отделов предприятия, которые имеют достаточную профессиональную подготовку и квалификацию для того, чтобы удостоверить недостаток товара.

Недостаток товара могут удостоверять, например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер.

Если есть реальная потребность, к участию в оценке качества товара может быть приглашен и эксперт со стороны.

В комиссии желательно выделить председателя и рядовых членов – председатель при этом будет нести максимальную ответственность за содержание документа.

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

  1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
  2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
  3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
    • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
    • второй остается у организации-заказчика/покупателя.

Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.

  • Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
  • При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.
  • Образец акта о выявленных недостатках товара

    Акт не особенно сложен с точки зрения его структуры и содержания.

    Вначале документа следует отвести несколько строчек под резолюцию директора предприятия. Затем акту присваивается номер и ставится дата его составления.

    После этого идет основой раздел. Сюда первым делом вписывается:

    • состав комиссии, которая участвует в составлении акта;
    • ссылка на документ, который послужил основанием для ее создания (приказ или распоряжение руководителя организации).

    Ниже находится таблица (можно оформить списком), в которую следует внести:

    • основные идентификационные характеристики товара (его название, тип, номер, модель, количество, цену (за единицу и общую), дату поступления и т.д.);
    • выявленные недостатки.

    Под таблицей нужно указать:

    • мероприятия, которые провела комиссия для того, чтобы найти дефекты: визуальный осмотр, разборку, экспертизу и т.п.;
    • ответственных лиц;
    • находился ли товар на гарантийном обслуживании;
    • какие в дальнейшем с ним необходимо произвести действия (отремонтировать, списать, вернуть поставщику и пр.).

    В заключение акт должен быть подписан всеми членами комиссии и по необходимости проштампован.

    Акт о недостаче товара при инвентаризации: образец

    Многие начинающие предприниматели сталкиваются с процедурой приемки товара от поставщиков и контрагентов, но не все знают, как правильно оформлять данную процедуру. В этой статье мы разберем, как производится приемка, а также как составляется коммерческий акт о недостаче груза, если она была обнаружена.

    В ходе ведения хозяйственной деятельности предприниматели нередко закупают сырье или готовую продукцию с целью обеспечения производственного процесса или последующей перепродажи товаров. При получении товара проводится процедура его приемки, которую производят ответственные сотрудники, ознакомленные с правилами и нюансами данного дела. В обязанности приемщика входит не только прием поступающего товара, но и его пересчитывание или взвешивание, регистрация, проверка качества и распределение на склад или в соответствующие отделы. Если в процессе будут обнаружены недостатки (плохое качество или брак), или же количество товара не сойдется с накладной, то приемщик регистрирует происшествие и заполняет акт, в котором указывает, что именно было обнаружено. Данный документ служит обоснованием для выставления претензий или дополучения товара от поставщика или контрагента, чтобы зафиксировать выполнение договорных обязательств.

    Зачем нужен акт

    В конце статьи мы приведем образец акта о недостаче товара при приемке, который вы сможете самостоятельно распечатать и заполнить, а сейчас разберем, для чего он, вообще, необходим. Он является официальным документом, в который вносится информация о полученном товаре и обнаруженных недостатках. Принимающая сторона указывает в нем количество недостающего или поврежденного товара, описывает степень повреждения и указывает на возникшее несоответствие между приходными накладными и фактически полученным материалом. Акт выполняет две задачи:

    1. Показывает размер суммы, которую потеряла компания и которая должна быть компенсирована контрагентом (поставщиком) продукции или лицом, ответственным за доставку.
    2. Демонстрирует уровень производства и организации рабочего процесса на предприятии, а также профессиональность работников, отвечающих за поступление товаров.
    Читайте так же:  Когда положен отпуск после декретного отпуска

    Документ является обоснованием для выставления претензии поставщику или перевозчику для выплаты компенсации или поставки новых кондиционных товаров. В случае если акт составлялся во время инвентаризации, а не при получении, то его учитывают в годовой отчетности, чтобы учесть количество расходов компании наиболее точно.

    В каких случаях используется

    Данный акт составляется в различных ситуациях: при отправке, при получении товара, при ревизии складов или материально-технической базы, при проведении инвентаризации и пр. Следует знать, что у компаний имеются определенные нормативы износа МТЦ и товаров, благодаря чему они включаются в естественные расходы. В случае если нормативы превышены, то товары списываются согласно действующей процедуры, а кладовщикам (или другим ответственным лицам) выдвигают обоснованные претензии за недостаточно качественно проведенную работу по сохранности товарно-материальных ценностей.

    Внимание: товары или сырье могут пострадать не только по причине допущенных ошибок, но и из-за непреодолимой силы, к примеру, пожара, землетрясения, ограбления и пр. В этом случае также составляется акт, а данные о потерях вносятся в соответствующие бухгалтерские документы.

    Акт подписывается ответственными лицами (обычно для этого назначается комиссия), а затем и руководителем предприятия. При нанесении ущерба непреодолимой силой документы могут быть переданы в страховую службу, если товары были застрахованы, с последующей выплатой компенсации. В случае если недостатки были обнаружены при получении товара, то копия акта передается поставщику или перевозчику с целью получения от него внятных объяснений и компенсаций. Чтобы у двух сторон не возникало разногласий, акт составляется максимально корректно, без ошибок, исправлений и помарок, в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Если в нем будут допущены ошибки, то вторая сторона может отказаться от выплаты компенсации, и ее сторону наверняка займет и суд.

    Как правильно заполняется

    Рассмотрим пример с проведением инвентаризации, поскольку он сложнее и полностью описывает процедуру заполнения акта при классической приемке. Первым делом проводится приказ руководителя, которым назначается комиссия. В ее состав обычно входит сам руководитель или его заместитель (гендиректор), представитель бухгалтерии и юрист. Проводится пересчет товара или материально-технических ценностей, все данные заносятся в акт. Сам акт составляется в двух экземплярах, правильность подсчета и заполнения контролируют все члены комиссии.

    По окончании инвентаризации бланки подписываются всеми членами комиссии. Отсутствие подписей означает, что они недействительны, поэтому отнеситесь к этому максимально внимательно. В случае если недостача обнаружена, ее размер необходимо оценить. Это делается путем подтверждения стоимости материально-технических ценностей. К примеру, к акту прикладываются чеки на закупку сырья или товаров, договора поставки и прочее.

    Внимание: в качестве акта используется установленный законодательством бланк по форме ИНВ-3. При этом допускается вносить в него изменения или вообще разрабатывать собственную локальную форму для предприятия.

    В случае если вы самостоятельно разрабатываете форму, то добейтесь того, чтобы она отвечала требованиям ТК РФ. В ней должны присутствовать следующие пункты:

    1. Дата составления документа и место проведения манипуляций.
    2. Перечень членов комиссии, их подписи.
    3. Данные о поставщике и приемщике товара.
    4. Данные о перевозчике. Если груз доставляется в запечатанном виде (ящики, контейнеры и пр.), то описывается состояние емкости, наличие или отсутствие на ней повреждений, сохранность пломб и пр.
    5. Если товары хранятся на складе, то описываются условия их хранения (влажность, температура, освещенность и пр.).
    6. Название товаров (желательно писать полное название), количество единиц продукции (в штуках, килограммах, литрах и пр.).
    7. Цена единицы товара и общая стоимость (с учетом НДС и без него).
    8. При нарушении правил хранения или утере товаров обязательно указывается ответственное лицо, которое допустило данную ситуацию.

    После составления акта он подписывается членами комиссии. Если это просто приемка товара, то акт также подписывается двумя сторонами — поставщик должен подтвердить, что продукции не хватает или она повреждена.

    Внимание: для ООО комиссия должна состоять минимум из трех человек. У ИП достаточно обойтись одной подписью, поскольку он может работать без наемных сотрудников.

    Заполненный и подписанный акт передается в бухгалтерию или лицу, занимающемуся учетом. Акт проходит процедуру сверки с имеющимися балансами и документами, после чего заверяется и передается руководителю предприятия (или генеральному директору). Если это ООО, то на него обязательно ставят печать, для ИП подобного требования нет. Руководитель принимает решение касательно сложившейся ситуации. Он может обратиться к контрагенту с целью возмещения убытка или довоза необходимого количества продукции. Если товары были утеряны или повреждены на складе, то руководитель может принять решение о взыскании убытка с ответственного за хранение лица. Сделать это нужно не позднее, чем через 30 дней после составления и подписания акта.

    При необходимости вы можете скачать образец акта о недостаче товара при инвентаризации и заполнить его соответствующим образом. Это типичная форма, которая отвечает требованиям ТКРФ и после подписания имеет законную силу.

    Акт о результатах инвентаризации. Форма 0504835

    Согласно Приказу Минфина от 30 марта 2015 года №52н инвентаризационный процесс происходит во всех организациях по определенному алгоритму. Результатом этой деятельности становится ряд документов. Главный из них, завершающий и подводящий итоги, – акт о результатах инвентаризации.

    Механизм прохождения

    Начинается все с приказа руководителя (формы ИНВ-22) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.

    Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.

    Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.

    Элементы документа

    Бумага основывается на данных сличительных ведомостей (описей) и состоит их трех частей:

    Читайте так же:  Доход это определение понятия

      Шапка документа. Включает код ОКУД, число заполнения, название учреждения.

  • Тело акта. В нем содержатся данные о членах комиссии, непосредственно учтенных объектах, сроках.
  • Заключительная часть. В ней указаны подписи каждого из членов комиссии с расшифровкой и указанием занимаемых должностей.
  • Важный момент! Ведомость расхождений формы 0504835 составляется только при том варианте развития событий, если были обнаружены какие-либо излишки или недостача. При полном соответствии нужды в составлении ведомости нет.

    Какие активы (ценности) инвентаризируются

    Каждая разновидность ценностей предполагает составление акта соответствующей формы. Это описано в пункте 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98. Итак, выделяют:

    [3]

    • Основные средства. Акт будет составлен по форме ИНВ-1.
    • Товары. ИНВ-3.
    • Нематериальные активы. Товарные знаки, программы и пр. ИНВ-1а.
    • Материалы, отдельные элементы товаров.
    • Деньги. Как наличные, так и размещенные на банковских депозитных счетах.
    • Долговое содержимое учреждения.

    За каждую единицу, подлежащую проверке, отвечает назначенное материально ответственное лицо (МОЛ). Обычно сотрудник берет на себя обязательства материальной ответственности, устраиваясь на работу и заключая соответствующий договор.

    Принципиально важно! Информация о фактическом состоянии материальных и других средств заносится в акт минимум в 2 экземплярах.

    Члены комиссии могут использовать все доступные способы (оговоренные в Методических рекомендациях), которые дают информацию о проверяемых объектах, их количестве и качестве.

    Причины расхождений

    Если фактическое наличие объектов при подсчете не совпадает с документально зафиксированным, то причиной этому может быть:

    • Бракованная продукция, которую вовремя не списали.
    • Пересортица.
    • При нормативном методе учета – погрешности при соблюдении технологических норм списания.
    • Допущение ошибок при принятии на учет либо списании.
    • Кражи.

    В каждом конкретном случае при расхождении следует составлять ведомость расхождений и принимать меры по приведению в соответствие реальной и документальной информации.

    Сопутствующие документы

    Бумага не будет иметь силу без:

    • Приказа руководства о начале формирования комиссии. В нем подробно прописаны объекты проверки, дата (или даты начала и окончания), место и участвующие лица.
    • Инвентаризационной описи. Подробности по каждой позиции никогда не будут лишними.
    • Сличительной ведомости. Она является своеобразным приложением к предыдущему документу.

    Кем утверждается, где регистрируется

    Помимо подписи состава комиссии, акт обязательно должен «закрепить» своей подписью руководитель организации. Приказ, который содержит список членов комиссии, обязательно заносится в специальную книгу контроля за выполнением приказов учреждения.

    Если в учреждении маленький штат и небольшое количество материальных и других ценностей, участвующих в деятельности, то допускается использование присутствующей ревизионной комиссии.

    Если допущена ошибка

    Исправления в уже составленной бумаге допустимы, но они производятся особым образом. Неверные данные зачеркиваются, а над ними пишутся верные. Потом каждый из членов комиссии и материально ответственное лицо должны поставить рядом с этим исправлением свою подпись в знак того, что они в курсе и согласны с исправлением.

    Недопустимо оставлять какие-либо строки документа пустыми. Если бумага содержит больше строк, чем нужно, то лишние после завершения процесса зачеркиваются.

    В случае длительных проверок

    Если комиссия работает с перерывами (ночь, обед и пр.), то вся документация во время ее отсутствия должна быть заперта в сейф или шкаф без возможности постороннего доступа. Помещение, в котором проходил процесс и должен продолжаться, обычно опечатывают на ночное время суток.

    Инвентаризация сама по себе – форма контроля. Но после её окончания возможно проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Состав участников при этом может лишь расшириться.

    Начинать такую проверку можно строго до срыва печатей с помещения, где проводился первичный учёт ресурсов.

    Итоги специальных контрольных проверок бывают оформлены в виде акта о контрольной проверке правильности проведения (ф ИНВ-24) и подлежат регистрации в книге учета контрольных проверок правильности проведения процесса.

    Также в больших учреждениях могут проводиться внеплановые мероприятия, связанные с выборочным учетом материальных ценностей. Что касается сроков, то проверка реализуется в любой период по усмотрению руководителя.

    Где отражаются расхождения

    Бухучет обязан содержать данные обо всех видах проверок. Причем отчетный период должен включать дату (или даты) инвентаризации, проходившей в это время.

    Помимо составления ведомости расхождений по результатам инвентаризации, понадобится ещё занесение документа в общий бухучет в программе 1С.

    Акт о недостаче товара при инвентаризации на складе

    Акт о недостаче товара при инвентаризации

    Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации.

    Этим они подтверждают подлинность представленной информации. Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП.

    В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания.

    Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

    Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

    Выявление недостачи при инвентаризации — составление описи и проводок

    Этот документ называется Ведомостью расхождений.

    В нем делают отметку в подходящей строке, зависимо от вида недостачи.Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:

    1. недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
    2. недостачей по вине работников (хищение);
    3. недостачей при отсутствии виновного лица.
    4. недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;

    Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:Этапы инвентаризацииВыявление несоответствий, заполнение документацииСоставление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостачеСоздание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки)Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплатыСовершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)

    Акт недостачи

    При приемке товара им необходимо не только получить товар от поставщиков, но и правильно оформить документы, в том числе акт недостачи, если это потребуется.

    Недостача при приемке товара выявляется путем сверки фактического количества поступившего товара с данными, указанными в накладной. Она может возникнуть, когда:

    1. сотрудник организации, отправляющей товар, допустил неточность в указании его количества в накладной;
    2. произошло хищение товара;
    3. был поставлен некомплектный товар.
    4. при транспортировке была утеряна часть товара, в том числе по вине транспортной организации;

    Когда лицо, ответственное за приемку, выявляет поставку некомплектного товара, тоже оформляется акт о недостаче. В этом случае товар помещается в отдельное место для хранения на случай, если поставщик решит осуществить его доукомплектование.

    Читайте так же:  Характеристика с места работы на подсобного рабочего образец

    Правильно составленный акт о недостаче товара выступает первичным документом, учитываемым при ведении бухгалтерского учета.

    Образец акта о недостаче товара при приемке

    В этом соглашении должны быть прописаны все детали и нюансы, благодаря чему впоследствии можно будет привлечь виновного в недостаче к ответу.

    Как правило, на такую должность назначаются сотрудники отдельным приказом руководителя. Они должны пройти специальное обучение или как минимум инструктаж.

    В их обязанности будет входить не только получение товара от поставщиков, но и оформление соответствующей документации:

    1. актов приема-передачи;
    2. накладных и т.д.
    3. актов недостачи;

    Данные работники несут ответственность за сохранность полученных товаров, а также за правильность выписки соответствующей документации. Сотрудник организации, которого руководитель назначил ответственным за получение товарно-материальных ценностей, должен досконально изучить правила заполнения первичной документации.

    Как составить акт о недостаче

    Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника.

    • В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
    • С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

    При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

    • Кладовщик.
    • Специально назначенная ревизионная комиссия.
    • Кассир.

    В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством.

    Акт о недостаче товара

    Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы.

    Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

    При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться . в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

    Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения. На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде.

    Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.

    У сотрудника в соответствии

    Недостача при инвентаризации

    Причем естественной убыли для всех товаров разная, и она утверждена на законодательном уровне.

    Объяснительная, оформленная ответственным лицом, прикладывается к результатам ревизии. Расчет недостачи необходимо отразить по закупочной цене.

    Если сотрудник согласен с результатами, то сумма недостачи может быть удержана из его заработной платы частями и полностью (если сумма незначительная). В противном случае проводится расследование, и документы передаются в суд.

    Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы

    Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации 6.

    Оформление итогов: документы после инвентаризации 7.

    (если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р) Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

    Акт о недостаче товара при инвентаризации (образец)

    Случается, что в ходе проведения в организации инвентаризации обнаруживается недостача товара. В таких ситуациях необходимо составить соответствующий акт. В связи с этим, все управляющие компаний должны знать, как выглядит образец акта о недостаче товара при инвентаризации.

    [2]

    Инструкция по заполнению акта

    Данный акт заполняется в следующем порядке:

    Образец акта

    Образец акта недостачи при инвентаризации приведен ниже:

    Акт о недостаче товара

    В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.

    Акт недостачи при приемке товара: бланк

    Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    — наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

    • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

    Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах – для покупателя, продавца и транспортной организации.

    Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

    Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.

    Акт о недостаче товара при приемке (Word): скачать.

    Приведем также для акта о недостаче товара при приемке образец его заполнения:

    Составляем акты о результатах инвентаризации

    В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители организаций задумываются о необходимости проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия в своих интересах или в соответствии с требованиями законодательства. Поскольку за непроведение обязательных контрольных мероприятий штраф не предусмотрен, многие, особенно малые предприятия, зачастую ее не проводят. Такие действия напрямую противоречат позиции государства, которое обязывает все хозяйствующие субъекты осуществлять учет и контроль достоверности бухгалтерской отчетности, что невозможно без внутренних контрольных мероприятий.

    Основными нормативными документами, определяющими порядок проведения инвентаризации, являются:

    1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    2. Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н (положение по ведению бухучета).
    3. Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (методические указания по сличению имущества и обязательств).
    Читайте так же:  Движок для интернет-магазина какой выбрать, рейтинг

    Процедура определения фактического наличия объектов с сопоставимыми данными не очень популярна из-за трудоемкости и сложности процесса, но позволяет:

    • объективно оценить порядок учета и хранения имущества;
    • выявить возможные хищения и нарушения в учете;
    • установить причины возникновения кредиторской и дебиторской задолженности;
    • контролировать процесс управления активами, обязательствами и т.д.

    Условие проведения: обязательное и инициативное

    Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н. Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:

    • перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
    • в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
    • при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
    • при реорганизации или ликвидации организации;
    • в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.

    Для подтверждения сохранности имущества, а также для сверки фактического наличия с данными, отраженными в учете, руководство организации может в любой момент инициировать проведение мониторинга в интересах собственника. Особенно актуально это для производственных и торговых компаний, случаи хищения на которых, к сожалению, не редки.

    Объекты, подлежащие проверке

    При проведении сличения данных может анализироваться наличие абсолютно разных активов и обязательств компании. Вот наиболее распространенные объекты (обязательства):

    • основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
    • нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
    • товары;
    • комплектующие и материалы;
    • продукция;
    • денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
    • размер и сроки задолженностей и обязательств.

    За сохранность материальных объектов отвечают МОЛ: кладовщики на складах, кассиры, прочие ответственные лица. С такими работниками при приеме на работу подписывают договор о полной материальной ответственности за вверенное им имущество.

    Порядок проведения

    Решение о проведении сличения данных в любом случае принимает руководство организации. Это решение оформляется приказом, где указывается информация о проводимой проверке:

    [1]

    • объекты;
    • сроки;
    • участок (дислокация);
    • участники инвентаризационной комиссии;
    • председатель.

    Бланк приказа можно скачать ниже.

    Перед началом проверки МОЛ передают в бухгалтерию расписку о том, что все документы, подтверждающие приход и расход вверенного им имущества, переданы полностью (пункт 2.4 Приказа Минфина № 49). В процессе проведения составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются в бухгалтерию для сверки фактических данных с учетными.
    При обнаружении расхождений между фактическими и учетными данными выявляются причины расхождений. К ним могут относиться:

    • пересортица товаров;
    • не списанный своевременно брак;
    • отклонения от технологических норм списания (при нормативном методе учета);
    • ошибки при принятии и списании с учета;
    • хищения, в т.ч. кражи.

    По итогам проверки принимается решение об учете выявленных недостач, излишков. Выявленные излишки принимаются на учет, а недостачи либо взыскиваются с виновных лиц, либо, при невозможности списать с виновных, списываются на убытки.

    Документальное оформление результатов проверки

    В процессе проведения проверки фактического наличия объектов (обязательств) составляются документы контроля, различающиеся в зависимости от объекта. Организация вправе самостоятельно разработать формы документов контроля либо применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением 88 Госкомстата.

    • инвентаризационными описями, где отражается фактическое наличие и количество;
    • сличительными ведомостями, где указываются расхождения между фактом и учетными данными.

    Контроль ТМЦ, основных и денежных средств

    Наличные денежные средства рекомендуется инвентаризировать чаще, в случае значительного движения средств. Для этого используется бланк акта проверки денежных средств в кассе.

    Скачать бланк — акт инвентаризации кассы можно в приложении к статье. Там же — образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

    Контроль задолженности

    Проверка обязательств проводится для определения текущей, просроченной задолженности, задолженности, нереальной к взысканию, среди:

    • покупателей и поставщиков;
    • кредиторов (дебиторов) и прочих лиц.

    Результаты оформляются в письменном виде — см. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

    Подробнее о нереальной к взысканию задолженности ликвидированных контрагентов, а также задолженности, по которой истек срок исковой давности, можно прочитать в ответе Минфина.

    Контроль нематериальных активов

    Происходит с оформлением формы ИНВ 1-а. Если будут выявлены расхождения по результатам проверки, составляется сличительная ведомость ИНВ-18.

    Завершение

    Для фиксации итогов контрольных проверок правильности проведения мониторинга оформляют отчет о результатах. Чтобы узнать правила его заполнения — см. Образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

    Как оформляется факт выявления недостачи ТМЦ – документальное оформление и образцы документов

    В процессе пересчета материальных ценностей на предприятии может выявиться несовпадение между количеством товара по факту и согласно документации организации.

    Тогда для руководителя очень важно прояснить ситуацию и получить от ответственного сотрудника все объяснения, кроме этого нужно оформить необходимые документы, в том числе сличительные ведомости, предназначенные для фиксирования объема недостачи или излишка.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    Что делать, если в ходе инвентаризации выявлена недостача ТМЦ?

    Если проведена инвентаризация в магазине или на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:

    • в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
    • потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;

    Важно: требовать такое объяснение следует на официальном уровне в письменном виде.

    • далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
    • после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.

    Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.

    В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.

    Причины выявления

    Причиной недостачи товаров и материалов может быть не только банальная халатность продавцов или материально-ответственных лиц.

    Среди самых распространенных причин можно выделить следующие:

    • кража на производстве;
    • расточительное и корыстное отношение к вверенным ценностям ответственных лиц;
    • очень низкая реализуемая стоимость продукции, такая ситуация обычно происходит в торговых точках, где часто применяется системы скидок.

    Кроме этого, недостачей может стать халатность персонала, который своевременно не выполняет списание выбывших ценностей и не предоставляет бухгалтеру соответствующую отчетность.

    Оформление документов

    Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.

    Читайте так же:  Как купить франшизу кальянной мята lounge

    К документу, согласно которому будет проведено списание, необходимо приложить акт проведения ревизии и выявленной недостачи. А также прочие документы, в которых будет зафиксирована недостача ценностей.

    В процессе списания недостачи ТМЦ используются:

    • акт приема-передачи, как основание;
    • акт о проведении служебного расследования;
    • приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
    • книга учета недостачи.

    Кроме этого, придется использовать такие документы как:

    • сличительные ведомости;
    • объяснительная и докладная записки;
    • бухгалтерские первичные и учетные документы.

    Как оформляется акт?

    По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:

    • дата и место оформления;
    • перечень состава уполномоченных лиц;
    • условия хранения ТМЦ;
    • в табличном варианте недостающий товар или материалы;
    • стоимость недостачи;
    • указание на ответственного сотрудника.

    Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.

    Образец докладной записки

    Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.

    Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.

    После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.

    Скачать образец докладной записки о недостаче ТМЦ – word.

    Акт о служебном расследовании по данному факту

    Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.

    Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.

    Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.

    Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:

    • решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
    • описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
    • следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
    • указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
    • описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
    • вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.

    В итоге документа должны стоять подписи участников и резолюция работодателя.

    Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.

    Приказ о возмещении материально-ответственным лицом

    Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.

    Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.

    Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:

    • реквизиты организации и ее местоположение;
    • число составления и порядковый номер;
    • основания для оформления распоряжения;
    • указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
    • ссылка на законодательство;
    • ссылка на акт проверки, докладную записку;
    • фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.

    Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.

    Скачать образец приказа о возмещении суммы недостачи материально-ответственным лицом – word.

    Книга учета

    Оформление книги учета по недостачам причиненными материально-ответственными лицами в большей части применяется в военных структурах.

    В нее вносятся все виды потерь предприятием:

    • хищение;
    • незаконные растраты;
    • переплаты и незаконные расходы материала;
    • порча материала;
    • уплата штрафов, пени, которые привели к излишнему расходу средств;

    Важно: ведется книга учета главным бухгалтером и предоставляется на осмотр контролирующим органам и должностным лицам.

    Состоит документ из 3 частей:
    • первый – оформляется для учета недостач;
    • второй с целью контроля расходов на пени, штрафы и неустойки;
    • третий – для фиксирования прочих несанкционированных расходов, таких как кража, незаконные растраты и прочее.

    Первый раздел содержит форму для открытия лицевых счетов по денежным средствам и каждому виду имущества.

    При возникновении необходимости внесения записи нужно указать:

    • вид имущества;
    • число возникновениям недостачи;
    • полное описание предмета, включая порядковый номер;
    • реквизиты первичной накладной;
    • объем и сумма недостачи.

    Второй раздел имеет отдельные лицевые счета специального назначения – нарушение:

    • условий перевозок;
    • санитарных норм;
    • условий договоров;
    • расчетной дисциплины;
    • уплата различных видов штрафных санкций.

    В третьем разделе собраны счета, которые не входят в первые два.

    Важно: для внесения записи необходим приказ руководителя.

    В книге ежеквартально выводятся итоги, а в конце года подбивается общая сумма расходов, заверяется подписями руководителя и бухгалтера.

    В конце книги необходимо указать название всех счетов с указанием номеров листов, все листы следует пронумеровать, и указать на последнем их общее количество, данная запись также заверяется ответственными лицами.

    Полезное видео

    Порядок оформления приказа о проведении инвентаризации и регистрации в журнале учета, подробно рассмотрен в данном видео:

    Многие предприятия сталкиваются с таким явлением как недостача ТМЦ очень часто, так как она может возникнуть не только по причине халатности или корысти ответственного лица, но и в случае возникновения каких-либо недочетов со стороны бухгалтерии или пересортицы.

    В любом случае ее необходимо правильно оформить, составить все необходимые документы, получить доказательства ее возникновения и пояснения по этому поводу.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источники


    1. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.

    2. Малько, А.В. Проблемы теории государства и права. Учебник / А.В. Малько. — М.: Юрлитинформ, 2012. — 802 c.

    3. Ведихин, А. Forex от первого лица. Валютные рынки для начинающих и профессионалов / А. Ведихин. — М.: Омега-Л, 2005. — 428 c.
    Акт о недостаче товара при инвентаризации образец
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here