Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Информационная помощь на тему: "Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

[1]

  • кандидат должен иметь высшее (можно неполное) либо среднее специальное образование;
  • иметь опыт работы на подобной должности не менее года;
  • владеть знаниями по делопроизводству, деловой этике и культуре труда;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера и интернета, программного обеспечения Microsoft Office;
  • уметь обращаться с оргтехникой: компьютером, факсом, копиром (МФУ), сканером, принтером.

Обязанности офис-мененджера

Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации. В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять:

Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:

  • в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
  • эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
  • экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
  • соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
  • не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.
  • В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы:

    • в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
    • требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
    • принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
    • предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
    • требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
    • устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.

    Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием, порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если:

    • не будет справляться либо будет халатно относиться к выполнению своих должностных обязанностей;
    • допустит недосмотр, в том числе за сохранностью документации, который приведёт к причинению вреда предприятию как морального, так и материального;
    • будет разглашать данные, помеченные знаком «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна»;
    • будет нарушать правила дисциплины труда, распорядка трудового дня.

    Подведя итоги, можно высказать мнение, что должность офис-менеджера является ответственной, ёмкой, но в то же время интересной. Она требует от человека коммуникабельности, внимательности, чёткости, умения налаживать и координировать процесс управления предприятием и сотрудниками.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

    Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

    В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

    Читайте так же:  Сарафанное радио что это значит, почему так называется

    Основные правила составления должностной инструкции

    Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

    Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

    • «Общие положения»,
    • «Основные функции»,
    • «Права»,
    • «Ответственность»,

    которые иногда дополняются такими параграфами как

    Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

    Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

    Содержание должностной инструкции офис-менеджера

    Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

    Общие положения

    Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

    Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

    Должностные обязанности офис-менеджера

    Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

    Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

    Полномочия офис-менеджера

    В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

    Ответственность офис-менеджера

    Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

    Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

    Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

    В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

    Должностная инструкция секретаря

    Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

    УТВЕРЖДАЮ:
    Генеральный директор
    ООО «Поставки оптом»
    Широков /Широков И.А./
    «12» августа 2014 г.

    Должностная инструкция секретаря

    Общие положения

    1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

    1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

    1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

    1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

    1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

    1.6. Секретарь обязан знать:

    — Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

    — Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

    — Правила ведения делопроизводства;

    — Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

    — Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

    — Основы организации трудовых процессов;

    — Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

    — Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

    — Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

    Функциональные обязанности

    2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

    — Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

    — Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

    — Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

    Читайте так же:  Производство свечей как бизнес

    — Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

    — Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

    — Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

    — Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

    — Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

    — Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

    — Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

    — Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

    — Прием и отправка писем;

    — Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

    — Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

    — Участие в общих собраниях и совещаниях;

    — Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

    Права

    Секретарь обладает следующими правами:

    3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

    3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

    3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

    3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

    3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

    3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

    Ответственность

    Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

    4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

    4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

    4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

    4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

    4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

    4.6. Нарушение субординации.

    Условия работы

    5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

    5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

    Право подписи

    6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

    СОГЛАСОВАНО
    Начальник кадрового отдела
    ООО «Поставки оптом»
    Семенов /Семенов Р.А./
    «12» августа 2014 г.

    С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
    Ведеркина Анна Валерьевна
    Секретарь ООО «Поставки оптом»
    Паспорт 7685 № 975849
    Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
    14.09.2012 код подразделения 123-425
    Подпись Ведеркина
    «17» августа 2014 г.

    Для чего нужна должностная инструкция

    Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

    Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

    Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

    Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

    Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

    • «Общие положения»,
    • «Должностные обязанности»,
    • «Права»,
    • «Ответственность».

    Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

    Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

    Составление должностной инструкции секретаря

    Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

    Со второй части начинаются основные разделы.

    Общие положения

    В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

    Читайте так же:  Паб что это такое, разница с баром

    Обязанности секретаря

    Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

    Права секретаря

    Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

    Ответственность секретаря

    В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

    Условия работы

    В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

    Право подписи

    Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

    После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

    Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

    1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2 лет по специальности или по смежным специальностям («Секретарь», «Делопроизводитель», «Инспектор», «Референт» и т. п.).

    1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

    1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

    — действующим законодательством РФ;

    — положением о функциональных службах предприятия;

    — правилами трудового распорядка;

    — приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

    — настоящей должностной инструкцией.

    1.5. Офис-менеджер должен знать:

    — структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

    — организацию делопроизводства, схемы документооборота;

    — порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

    — государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

    — инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

    — правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

    — деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

    — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

    1.6. Офис-менеджер должен уметь:

    — составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

    — редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

    — вести деловые переговоры;

    — пользоваться средствами связи, возможностями Интернета, организационной, множительной техникой;

    — работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS.

    1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________ или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

    2. Основные обязанности офис-менеджера

    2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

    2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

    2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

    2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговой службой, пожарной инспекцией и т. п.).

    При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.


    2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

    2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

    2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

    2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

    2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

    2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

    2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

    2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

    2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

    2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

    2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

    Читайте так же:  Производство кормов для кошек и соба как бизнес

    — сохранять конфиденциальность информации;

    — своевременно выполнять распоряжения руководства;

    — соблюдать правила и сроки подготовки документов;

    — обеспечивать сохранность документов;

    — соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

    3. Права офис-менеджера

    3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

    3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

    3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

    3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

    3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

    4. Ответственность офис-менеджера

    4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

    4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

    4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

    4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

    4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

    4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

    Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

    Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

    Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    Фамилия И.О. ________________
    «________»_____________ ____ г.

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
    1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
    1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
    1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
    1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
    1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
    1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
    — законодательными актами РФ;
    — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
    — приказами и распоряжениями руководства;
    — настоящей должностной инструкцией.

    2. Должностные обязанности офис-менеджера

    3. Права офис-менеджера

    Офис-менеджер имеет право:
    3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
    3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
    3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
    3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
    3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
    3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

    4. Ответственность офис-менеджера

    Офис-менеджер несет ответственность:
    4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
    4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
    4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

    Должностная инструкция секретаря-референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта

    Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.

    Должностная инструкция секретаря-референта

    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    Фамилия И.О. ________________
    «________»_____________ ____ г.

    1. Общие положения

    1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
    1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
    1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
    1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
    1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
    1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
    — законодательными актами РФ;
    — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
    — приказами и распоряжениями руководства;
    — настоящей должностной инструкцией.

    2. Должностные обязанности секретаря-референта

    Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
    2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
    2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
    2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
    2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
    2.5. Ведет прием посетителей.
    2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
    2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
    2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    Читайте так же:  Проект грузовой автомойки

    3. Права секретаря-референта

    Секретарь-референт имеет право:
    3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
    3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
    3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
    3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
    3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    4. Ответственность секретаря-референта

    Секретарь-референт несет ответственность:
    4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
    4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
    4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

    Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

    Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря. В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. Содержание включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника. В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.

    Первый раздел инструкции: старт работы

    Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.

    Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.

    Должностная инструкция офис включает следующие положения.

    1. Должность относится к группе технических исполнителей.
    2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
    3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
    4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы – минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
    5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

    В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

    Что входит в должностные обязанности секретаря

    На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

    Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.

    [3]

    Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.

    Продолжение инструкции: перечень прав секретаря

    Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.

    1. Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
    2. Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
    3. Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
    4. Принятие решений в своей зоне ответственности.

    Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.

    Заключительный раздел – ответственность

    В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.

    1. Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
    2. Нарушение должностной инструкции.
    3. Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
    4. Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.

    В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности. В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей. Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.

    Источники


    1. Арсеньев, К. К. Заметки о русской адвокатуре / К.К. Арсеньев. — М.: Автограф, 2015. — 560 c.

    2. Годунов, Н. Мера ответственности / Н. Годунов. — М.: Юридическая литература, 2017. — 176 c.

    3. Скуратовский, М. Л. Подготовка дела к судебному разбирательству в арбитражном суде первой инстанции / М.Л. Скуратовский. — М.: Wolters Kluwer, 2018. — 200 c.
    Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here