Должностная инструкция офис-менеджера

Информационная помощь на тему: "Должностная инструкция офис-менеджера" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

  • кандидат должен иметь высшее (можно неполное) либо среднее специальное образование;
  • иметь опыт работы на подобной должности не менее года;
  • владеть знаниями по делопроизводству, деловой этике и культуре труда;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера и интернета, программного обеспечения Microsoft Office;
  • уметь обращаться с оргтехникой: компьютером, факсом, копиром (МФУ), сканером, принтером.

Обязанности офис-мененджера

Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации. В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять:

Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:

  • в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
  • эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
  • экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
  • соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
  • не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.
  • В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы:

    • в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
    • требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
    • принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
    • предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
    • требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
    • устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.

    Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием, порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если:

    • не будет справляться либо будет халатно относиться к выполнению своих должностных обязанностей;
    • допустит недосмотр, в том числе за сохранностью документации, который приведёт к причинению вреда предприятию как морального, так и материального;
    • будет разглашать данные, помеченные знаком «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна»;
    • будет нарушать правила дисциплины труда, распорядка трудового дня.

    Подведя итоги, можно высказать мнение, что должность офис-менеджера является ответственной, ёмкой, но в то же время интересной. Она требует от человека коммуникабельности, внимательности, чёткости, умения налаживать и координировать процесс управления предприятием и сотрудниками.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

    Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

    В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

    Читайте так же:  Швейный бизнес с нуля как открыть швейный цех

    Основные правила составления должностной инструкции

    Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

    Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

    • «Общие положения»,
    • «Основные функции»,
    • «Права»,
    • «Ответственность»,

    которые иногда дополняются такими параграфами как

    Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

    Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

    Содержание должностной инструкции офис-менеджера

    Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

    Общие положения

    Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

    Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

    Должностные обязанности офис-менеджера

    Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

    Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

    Полномочия офис-менеджера

    В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

    Ответственность офис-менеджера

    Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

    Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

    Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

    В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

    1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

    1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

    1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

    1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

    1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

    -законодательными актами РФ;

    -Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

    -Положениями об отделах Компании;

    -нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

    -настоящей Должностной инструкцией.

    1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

    1.9. Офис-менеджер должен знать:

    — организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

    — положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

    — функции и задачи подразделений Компании;

    — функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

    — свои функциональные обязанности и права;

    — свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

    2. Должностные обязанности

    Цель работы офис-менеджера Ц максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    Исходя из этого, офис-менеджер:

    1. Выполняет функции секретаря Компании:

    1.1. Документационное обеспечение управления:

    — приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

    — фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

    — работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

    Читайте так же:  Что включает основная и дополнительная заработная плата

    — работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

    — организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

    — работа с исходящей корреспонденцией (письма,а факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

    — ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

    — оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

    — по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

    — по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

    — по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

    — формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

    1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

    1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

    1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

    1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

    2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

    2.1. Заказ воды по мере необходимости.

    2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

    2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

    2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

    2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

    3.ааа Координируета и контролирует работу:

    [3]

    — водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

    4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

    — добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнятьа распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

    [1]

    — качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

    — поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

    — эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

    — соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

    — не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенныха специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

    Офис-менеджер имеет право:

    3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

    3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

    3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

    3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

    3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

    3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

    Офис-менеджер несёт ответственность за:

    4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

    4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

    4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф лКонфиденциально

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Тип документа: Инструкция

    Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

    Размер файла документа: 39,5 кб

    Должностная инструкция офис-менеджера призвана установить права и обязанности работника. Рассмотрим детальнее подпункты инструкции.

    Общие положения

    Первое, что указывается в данном разделе – офис-менеджер относится к служащим. Также здесь обязательно указывается, кому подчиняется офис-менеджер, каким способом принимается на должность и каким освобождается с должности и другие организационные вопросы.

    Обязанности

    К основным обязанностям офис-менеджера согласно инструкции относятся работы с документацией, а именно:

    • упорядочивание документации;
    • отбор документации, которую необходимо предоставить на государственное хранение;
    • участие в разработке унифицированных форм документов и т.д.

    Кроме обязанностей, каждый офис-менеджер, при получении данной должности, получает определенные права (например, право на повышение уровня знаний), а также начинает нести ответственность за совершенные действия.

    Должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а также должна быть подписана вновь-нанятым офис-менеджером.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

    1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2 лет по специальности или по смежным специальностям («Секретарь», «Делопроизводитель», «Инспектор», «Референт» и т. п.).

    1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

    1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

    — действующим законодательством РФ;

    — положением о функциональных службах предприятия;

    — правилами трудового распорядка;

    Читайте так же:  Трудоемкость формула расчета, что это, единицы измерения

    — приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

    — настоящей должностной инструкцией.

    1.5. Офис-менеджер должен знать:

    — структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

    — организацию делопроизводства, схемы документооборота;

    — порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

    — государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

    — инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

    — правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

    — деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

    — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

    1.6. Офис-менеджер должен уметь:

    — составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

    — редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

    — вести деловые переговоры;

    — пользоваться средствами связи, возможностями Интернета, организационной, множительной техникой;

    — работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS.

    1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________ или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

    2. Основные обязанности офис-менеджера

    2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

    2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

    2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

    2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговой службой, пожарной инспекцией и т. п.).

    При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

    2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

    2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

    2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

    2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

    2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

    2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

    2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

    2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

    2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

    2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

    2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

    — сохранять конфиденциальность информации;

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    — своевременно выполнять распоряжения руководства;

    — соблюдать правила и сроки подготовки документов;

    — обеспечивать сохранность документов;

    — соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

    3. Права офис-менеджера

    3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

    3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

    3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

    3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

    3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

    4. Ответственность офис-менеджера

    4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

    4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

    4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

    4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

    4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

    4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

    Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

    Администратор офиса

    Вы можете скачать должностную инструкцию администратора офиса бесплатно. Должностные обязанности администратора офиса

    _____________________________ (Фамилия, инициалы)

    (наименование организации, ее ________________________________

    организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

    утверждать должностную инструкцию)

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА

    (наименование учреждения)

    00.00.201_г. №00

    1. Общие положения

    1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права и должностные обязанности администратора офиса _____________________ (далее – «предприятие»).

    1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с профессиональным образованием (высшим; средним), опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).

    1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации.

    1.4.Администратор офиса находится в подчинении у __________________________________.

    1.5.В период временного отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются налицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

    1.6.Администратор офиса должен знать:

    -этику взаимоотношений в рабочей группе;

    -расположение офисных помещений;

    -принципы планировки и оформления помещений офиса;

    -правила и методы организации работы офиса;

    -сферу деятельности работников офиса;

    -принципы организации снабжения офиса;

    -основы эстетики, этики и социальной психологии;

    -правила внутреннего трудового распорядка;

    -основы трудового законодательства;

    -требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

    -техническое оснащение офиса;

    -правила пользования оргтехникой;

    Читайте так же:  Идеи для малого бизнеса

    -принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

    -правила и нормы охраны труда;

    -правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.

    2. Должностные обязанности

    Администратор офиса обязан:

    2.1.Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

    2.2.Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации).

    2.3.Обеспечивать офис канцтоварами и расходными материалами.

    2.4.Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

    2.5.Контролировать правильность эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе.

    2.6.Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

    2.7.Обеспечивать должное содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты.

    [2]

    2.8.Организовать заказ железнодорожных и авиабилетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

    2.9.Контролировать оформление помещений.

    2.10.Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

    2.11.Обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.

    2.12.Организовать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

    2.13.Выполнять отдельные служебные поручения своего руководителя.

    2.14.Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

    2.15.Организовать культурное и эффективное обслуживание посетителей, обеспечивать создание для них комфортных условий, консультировать их по административным вопросам, предоставлять информационные и прочие материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

    2.16.Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, другими категориями посетителей.

    2.17.Вести учет посетителей.

    2.18.Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

    3. Права

    Администратор офиса обязан:

    3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

    3.2.Визировать и подписывать документы только в рамках своей компетенции.

    3.3.Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделяемыми для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

    3.4.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия свои предложения, направленные на улучшение работы офиса и предприятия в целом.

    3.5.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

    4. Ответственность

    Администратор офиса ответственен за:

    4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

    4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

    4.3.Причинение материального вреда предприятию в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

    Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

    (подпись) (фамилия, инициалы)

    С инструкцией ознакомлен,

    один экземпляр получил: _____________ __________________

    Должностная инструкция офис-менеджера

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера [наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

    1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

    1.3. Офис-менеджер относится к категории руководителей и имеет в подчинении:

    1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

    1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

    1.6. Офис-менеджер отвечает за:

    — надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества;

    — исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;

    — сохранность информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества;

    — обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.

    1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:

    — законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;

    — правилами внутреннего трудового распорядка;

    — правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

    — указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Общества;

    — настоящей должностной инструкцией.

    1.8. Офис-менеджер должен знать:

    — законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Общества;

    — организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;

    — текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;

    — задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;

    — методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;

    — современные теории менеджмента;

    — передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;

    — состав и структуру управленческой документации общества;

    — менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;

    — средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

    — правила и нормы охраны труда.

    1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

    2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

    2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.

    2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.

    Читайте так же:  Депоненты по заработной плате что это

    2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.

    2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Общества, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Общества, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.

    2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в т.ч. с использованием технических средств коммуникации.

    2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Общества, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

    2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.

    2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Общества, их результатами и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Общества, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.

    2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.

    2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.

    2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.

    2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.

    2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

    2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

    2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.

    2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.

    2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.

    2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.

    2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Общества.

    2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.

    В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

    Офис-менеджер имеет право:

    3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.

    3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.

    3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работникам и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

    3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

    4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:

    4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;

    4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;

    4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

    4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;

    4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;

    4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

    4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:

    4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;

    4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

    4.3. Основными критериями оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

    5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

    5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

    6. ПРАВО ПОДПИСИ

    6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    С инструкцией ознакомлен _____ (_____) «__» _____ 20__ г.

    Источники


    1. Хаймович, М. И. Правоведение. Основы правовых знаний / М.И. Хаймович. — М.: РИОР, Инфра-М, 2013. — 304 c.

    2. ред. Никифоров, Б.С. Научно-практический комментарий уголовного кодекса РСФСР; М.: Юридическая литература; Издание 2-е, 2011. — 574 c.

    3. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.
    Должностная инструкция офис-менеджера
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here