Должностная инструкция секретаря-референта

Информационная помощь на тему: "Должностная инструкция секретаря-референта" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Бланки: Должностная инструкция секретарю-референту

УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
(наименование должности руководителя организации)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _________ ________________________
___________________ № ___________ (подпись) (расшифровка подписи)
(место составления) ___________
СЕКРЕТАРЮ-РЕФЕРЕНТУ (дата)

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров (менеджера по персоналу, иного должностного лица).

[1]

1.3. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

— приказами, распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-референт должен знать:

— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

— систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе;

— руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений;

— структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали;

— правила составления деловых писем;

— приемы и методы ведения переговоров и протокола;

— руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала;

— технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации;

— 1-2 иностранных, русский и белорусский языки;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы общей социальной психологии, этики, эстетики;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

1.6. В случае временного отсутствия секретаря-референта его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

2. Должностные обязанности

Секретарь-референт осуществляет следующие обязанности:

2.1. Организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы).

2.2. Рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя.

2.3. Ведет делопроизводство.

2.4. Подготавливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, классифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье.

2.5. Обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам.

2.6. Контролирует своевременное исполнение документов.

2.7. Готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы).

2.8. Осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации.

2.9. Организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений.

2.10. Готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем.

2.11. Обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени.

2.12. Ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя.

2.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. Взаимоотношения (связи по должности)

4.1. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю.

4.2. Секретарь-референт осуществляет взаимодействие с работниками структурных подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию: получает и предоставляет информацию и документы, касающиеся выполняемой работы.

5. Оценка работы и ответственность

5.1. Результаты работы секретаря-референта оценивает руководитель.

5.2. Секретарь-референт несет ответственность за:

— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

— несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

— причинение материального ущерба организации — в соответствии с действующим законодательством.

Наименование должности руководителя ______________ _____________________
структурного подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
Визы
С инструкцией ознакомлен ______________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)

Примечание. Должностная инструкция секретарю-референту разработана на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих, раздел 1 «Экономика», выпуск 1 «Должности служащих для всех отраслей экономики» (утвержден постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159, с изменениями), и оформлена в соответствии с требованиями государственного стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69).

Читайте так же:  Может ли ип вести деятельность в другом регионе

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования. Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.

Кто такой секретарь-референт

Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.

Требования к профессиональной подготовке

Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники. Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.

Образование

Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.

Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.

Личные качества

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Место работы, карьера и уровень заработной платы

Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2017 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.

Другие трактовки специальности

Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.

Должностная инструкция секретаря-референта

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

  1. Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
  2. Планированием рабочего времени директора.
  3. Приемом посетителей.
  4. Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
  5. Составлением докладов и протоколированием совещаний.
  6. Приемом документации на подпись.
  7. Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
  8. Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
  9. Приемом и отправкой факсов.
  10. Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
  11. Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Преимущества и недостатки

Осуществляя деятельность в должности секретаря-референта, человек получает опыт деловых контактов, имеет возможность заводить важные знакомства, которые впоследствии могут пригодиться для решения актуальных вопросов собственного бизнеса.

Ежедневное общение с работодателем позволяет осуществлять наблюдение за его стилем управления предприятием, за его умением принимать решения, а также за нюансами формирования отношений с партнерами и подчиненными. Работа с документами является отличной базой подготовки для будущих экономистов, юристов и менеджеров.

Читайте так же:  Как открыть платную автостоянку

Несмотря на огромное количество положительных сторон в профессии, можно отметить и минусы специальности. К ним относятся работа в выходные дни, командировки, а также ненормированный рабочий день. Насыщенный событиями рабочий день, необходимость обработки огромного количества информации, общение с большим количеством людей, спешка, могут явиться причиной стресса, поэтому, решив работать в сфере обеспечения делопроизводства, необходимо быть человеком с устойчивой психикой и здоровой нервной системой.

Должностная инструкция секретаря (секретаря-референта)

Образец документа:

Примерная должностная инструкция секретаря (секретаря-референта)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).

1.2. Секретарь относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе секретарь должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности директора.

1.5.3. . (иное — указать конкретно)

1.6. Секретарь должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организационно-информационного обеспечения деятельности руководящего состава предприятий (организаций, учреждений).

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

1.6.8. Архивное дело, машинопись, правила документирования с использованием типовых форм управленческих документов.

1.6.9. Деловой этикет.

1.6.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.11. Правила и нормы охраны труда.

1.6.12. . (иное — указать конкретно).

1.7. Секретарь должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: . (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Секретарь подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.

1.10. На время отсутствия секретаря его замещает администратор (иной работник — указать конкретно).

2. Обязанности

Перечисленные обязанности могут распределяться между двумя и более секретарями (работниками офиса (аппарата управления)).

2.1. Секретарь обязан:

2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организационно-информационному обеспечению деятельности директора на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать поступающую на рассмотрение директора входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией директора) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.1.3. Вести офисное делопроизводство.

2.1.4. Подготавливать проекты документов (включая письма, справки, акты, приказы и т.п.) и информационные материалы, необходимые для обеспечения деятельности директора.

2.1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

2.1.6. Организовывать проведение переговоров директора по техническим средствам коммуникации, принимать в отсутствие директора предназначенную для него информацию и своевременно доводить до сведения директора ее содержание.

2.1.7. Передавать от имени (по поручению) директора информацию по техническим средствам коммуникации, в том числе в форме телефонограмм, факсограмм, электронных писем (e-mail-сообщений) и т.п.

2.1.8. Выполнять работу по подготовке протокольных мероприятий (заседаний, совещаний и т.п.), проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию.

2.1.9. Оформлять протоколы заседаний и совещаний, осуществлять заинтересованным сторонам рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий.

2.1.10. По указанию директора осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений директора, его указаний и поручений.

2.1.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям директора, регулярно информировать директора о результатах контроля.

2.1.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

2.1.13. Осуществлять организационно-информационное обеспечение деятельности директора.

2.1.14. Организовывать прием посетителей директором, содействовать оперативности рассмотрения их обращений.

2.1.15. Формировать офисные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

2.1.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.17. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.18. Выполнять другие деловые поручения и указания директора либо (по согласованию с заместителем директора по управлению) делегировать их выполнение другим работника офиса.

Читайте так же:  Как открыть ритуальный услуги с нуля бизнес план

2.1.19. . (иное — указать конкретно)

3.1. Секретарь имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.2. Передавать работникам офиса указания и поручения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. В необходимых случаях визировать проекты служебных (деловых) документов, поступивших на подпись директора.

3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.8. . (иное — указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

4.1.2. С работниками офиса — по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) — по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. . (иное — указать конкретно)

5. Ответственность

5.1 Секретарь несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

Должностная инструкция секретаря-референта

_________________ (ОАО «_______»)

Должностная инструкция секретаря-референта

3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это должностное лицо, являющееся непосредственным помощником руководителя субъекта хозяйствования. Специалист организует его деятельность, осуществляет телефонные переговоры, составляет проекты внутренней распорядительной документации, исходящей корреспонденции контрагентам и в уполномоченные органы. В его обязанности также входит регулирование потока посетителей и контроль за своевременным выполнением директором планируемых им мероприятий.

Специальность секретаря-референта

Кто такой секретарь-референт

Помощник директора необходим на каждом предприятии, поскольку озабоченность руководителя субъекта предпринимательства может сделать его работу неэффективной. Секретарь-референт налаживает работу директора и создает условия, при которых он будет рационально расставлять приоритетные задачи и не отвлекаться на мелкие проблемы. Основной задачей специалиста является организация эффективной работы в сфере делопроизводства, осуществление деятельности с базами данных, а также обеспечение взаимоотношений между отделами.

Что за специальность секретарь-референт

Требования к профессиональной подготовке

Для качественного выполнения должностных обязанностей, специалист должен быть уверенным пользователем персонального компьютера и другой аппаратуры, относящейся к категории организационной техники. Владение русским и иностранным языками позволит грамотно составлять документацию, а знание норм делопроизводства упростит его работу в сфере подготовки проекта распорядительных документов, составления ответов на письма и запросы, а также оформление протоколов заседания.

Образование

Специальность секретаря можно получить в средних учебных заведениях, а также на специализированных занятиях.

Лицам, обучившимся на курсах после окончания высшего учебного заведения проще устроиться на работу, чем просто после техникума. Кроме теоретических знаний в области делопроизводства, специалисту пригодятся навыки работы на компьютере, а также владение достаточной скоростью набора текста.

Личные качества специалиста

Личные качества

Поскольку руководитель предприятия полностью доверяет своему помощнику в области организации деятельности, специалист должен обладать высокой степенью ответственности и коммуникабельности. Отсутствие этих качеств у секретаря-референта, может привести к потере репутации субъекта хозяйствования.

Кроме высокого уровня профессионализма, специалист должен иметь хорошую наглядно-образную память, нормальный слух и умеренную общительность в комплексе с доброжелательностью, пунктуальностью, находчивостью и исполнительностью, а также с желанием работать с людьми.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Читайте так же:  Как продавать в контакте через группу и на своей странице

Место работы, карьера и уровень заработной платы

Требования к знаниям

Разобравшись, кто такой референт и чем он занимается, становится понятно, что специальность востребована, поскольку такие работники нужны на любом предприятии, руководитель которого применяет наемный труд. Местом работы могут стать офисы, компании, фирмы или организации любого профиля и формы собственности. Профессия является отличной стартовой площадкой для молодых людей, не имеющих опыт трудовой деятельности.

Занимая эту должность, работник может рассчитывать на карьерный рост посредством перевода в другой отдел на другую специальность, ввиду получения нового профильного образования. Квалифицированные работники ценятся работодателями, поэтому рекомендуется постоянного совершенствоваться в области делопроизводства, работы с корреспонденцией, контрагентами, посетителями и правильного ведения телефонных переговоров.

Зарплата секретаря-референта зависит от региона расположения субъекта хозяйствования, от сферы его деятельности, от опыта работы сотрудника, объема обязанностей, возложенных на него работодателем, а также от наличия дополнительных знаний, которые могут расширить сферу обязательств. По данным 2017 года, заработная плата секретаря-референта, осуществляющего деятельность в Москве, составляет 30000—60000 рублей, а в других регионах — до 35000 рублей.

Другие трактовки специальности

Виды деятельности

Осуществляя поиск вакантной должности через специализированные сервисы, в строке запроса можно вводить не только специальность секретаря-референта, но и ее альтернативные названия, такие как секретарь, референт, офис-менеджер, менеджер по персоналу, а также архивариус или архивист. Использование синонимов специальности позволит увеличить шансы на трудоустройство.

Должностная инструкция секретаря-референта

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

  1. Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
  2. Планированием рабочего времени директора.
  3. Приемом посетителей.
  4. Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
  5. Составлением докладов и протоколированием совещаний.
  6. Приемом документации на подпись.
  7. Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
  8. Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
  9. Приемом и отправкой факсов.
  10. Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
  11. Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Преимущества и недостатки

Осуществляя деятельность в должности секретаря-референта, человек получает опыт деловых контактов, имеет возможность заводить важные знакомства, которые впоследствии могут пригодиться для решения актуальных вопросов собственного бизнеса.

Ежедневное общение с работодателем позволяет осуществлять наблюдение за его стилем управления предприятием, за его умением принимать решения, а также за нюансами формирования отношений с партнерами и подчиненными. Работа с документами является отличной базой подготовки для будущих экономистов, юристов и менеджеров.

Что входит в обязанности специалиста

Несмотря на огромное количество положительных сторон в профессии, можно отметить и минусы специальности. К ним относятся работа в выходные дни, командировки, а также ненормированный рабочий день. Насыщенный событиями рабочий день, необходимость обработки огромного количества информации, общение с большим количеством людей, спешка, могут явиться причиной стресса, поэтому, решив работать в сфере обеспечения делопроизводства, необходимо быть человеком с устойчивой психикой и здоровой нервной системой.

Должностная инструкция секретаря-референта (образец заполнения)

Образец документа:

1. Общие положения.

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-референта.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора.

1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— законодательными актами РФ;

— локальными нормативными актами организации;

— приказами и распоряжениями руководства организации;

— нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

[3]

1.5. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами:

— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

— знания структуры организации, распределения функциональных обязанностей между подразделениями и работниками.

1.6 Секретарь-референт должен знать:

[2]

— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

— правила организации управленческого труда;

— требования к оформлению машинописных работ;

— правила русской орфографии и пунктуации;

— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

— правила охраны труда, техники безопасности.

1.7. Секретарь-референт должен уметь:

— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

Читайте так же:  Разведение и содержание куропаток в домашних условиях

— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

— вести прием посетителей;

— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

— владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Должностные обязанности.

2.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства акционерного общества, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

2.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности.

2.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству.

2.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящие документы.

2.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

2.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

2.7. В соответствии с резолюцией руководства передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

2.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов акционерного общества.

2.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности акционерного общества.

2.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам акционерного общества как по производственным, так и личным вопросам.

2.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

2.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

2.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

2.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

2.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

2.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности акционерного общества.

2.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

3.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

3.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

3.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

3.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

3.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

3.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

3.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

3.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа, и сведений, составляющий коммерческую тайну организации.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора от 25 марта 2012 г. N 85.

Источники


  1. Молчанов, В.И. Огнестрельные повреждения и их судебно-медицинская экспертиза: Руководство для врачей / В.И. Молчанов, В.Л. Попов, К.Н. Калмыков. — М.: Медицина, 2014. — 272 c.

  2. Смоленский, М. Б. Теория государства и права для студентов вузов / М.Б. Смоленский. — М.: Феникс, 2014. — 256 c.

  3. Теория государства и права в вопросах и ответах:Учебно-методическое пособие. -5-е изд. исп. — Москва: ИЛ, 2015. — 725 c.
Должностная инструкция секретаря-референта
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here