Как написать докладную записку на сотрудника образец

Информационная помощь на тему: "Как написать докладную записку на сотрудника образец" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Автор докладной

    Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

    Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

    Как грамотно составить докладную

    Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

    1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
    2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
    3. Выводы и рекомендации автора записки.

    Рекомендации к оформлению

    Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

    Оформляем внутреннюю докладную

    Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

    • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
    • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
    • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
    • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
    • короткая суть докладной;
    • содержание тремя обособленными блоками;
    • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
    Читайте так же:  Как получить дивиденды по акциям

    Особенности оформления внешней докладной

    Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

    • сведения об организации-отправителе;
    • присвоенный документу номер;
    • город, в котором составлена докладная;
    • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

    Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

    Реакция адресата

    Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

    Конкретные образцы докладных записок

    Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

    Докладная о нарушении трудовой дисциплины

    Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

    Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

    Отдел кадров
    Генеральному директору
    ООО «Омега»
    Н.В. Грощенко

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

    О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

    Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

    В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

    Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

    Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

    Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

    Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Отдел метрологии
    Генеральному директору
    ООО «Росмашинстрой»
    Радковскому К.Л.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

    О невыполнении должностных обязанностей

    Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

    Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

    Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

    Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

    Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

    Административно-хозяйственный отдел
    Генеральному директору
    ООО «Просперити»
    Гиацинтовой А.В.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

    Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

    Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

    Как написать докладную записку на сотрудника: образец

    Если внутри компании необходимо донести какую-то информацию от одного лица до второго, то используются не только вербальные способы общения, но и информационные бумаги, которые при необходимости можно присоединить к делу или отчитаться о проделанной работе. Как правило, подобные информационные документы составляются нижестоящим лицом к вышестоящему, а их цель — сообщение о произошедшей ситуации ответственному лицу. Обычно подобные документы называют докладными. В этой статье мы разберем, как правильно их составлять и приведем несколько образцов докладных записок на сотрудника , составленных по различным причинам.

    Докладной запиской называют бумагу, которая составляется сотрудником и адресуется ответственному или вышестоящему лицу. Цель документа — уведомление лица о произошедшей ситуации или фактах с целью побуждения принятия какого-то решения.

    Внимание: ДЗ является сугубо внутренним документом организации, правила ее составления строго не регламентированы. Она составляется так, чтобы как можно подробнее описать происшествие и помочь адресату сделать определенные выводы.

    Документ составляется как по требованию руководителя, так и по инициативе сотрудника, решившего уведомить его о сложившейся ситуации. Подобная практика принята практически во всех организациях, поэтому любой работник должен уметь правильно и емко составлять данную бумагу. Отметим, что на некоторых предприятиях есть утвержденный образец ДЗ, поэтому перед составлением следует поинтересоваться у секретаря или другого человека, знакомого с документооборотом, как правильно писать и что указывать в докладной.

    Читайте так же:  Оплачиваются ли выходные и праздничные дни в больничном листе

    В Трудовом кодексе и других нормативных актах подобное понятие полностью отсутствует, поэтому ввести в обязанности работника составление записки невозможно. Это инструмент для донесения служебной информации, и в большинстве случаев он не выходит за пределы компании.

    Что представляет собой докладная

    ДЗ — это документ, который составляется в письменном, печатном или цифровом виде в зависимости от действующего на предприятии документооборота, целью которого является донесение необходимой информации до лица, которое может принять какое-то решение. Обычно это руководитель или ответственное лицо. В отличие от служебной записки, которая передает информацию по горизонтали (между равными сотрудниками), докладная передает ее вверх по вертикали и составляется сотрудником самостоятельно, без принуждения.

    Работники должны понимать разницу между ДЗ и объяснительной. Последняя тоже подается ответственным лицам или руководству, но несет другую цель — ее пишут для того, чтобы прояснить происшествие или ситуацию с целью показать, виноват или нет конкретный сотрудник в ее возникновении, причем объяснительная в большинстве случаев составляется по требованию руководства или в качестве извинения за сложившуюся ситуацию.

    Внимание: ДЗ имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство вины сотрудника не выполняющего свою работу или нарушающего внутренний распорядок/должностные инструкции.

    Для чего составляется документ

    Разберем, с какой целью пишется ДЗ. Как мы выше уже говорили, ее предназначение — уведомление и подталкивание к принятию решения. В целом, бумага составляется в следующих ситуациях:

    1. Для внесения рацпредложений, связанных с деятельностью компании.
    2. Для решения производственной или административно-хозяйственной проблемы.
    3. Для информирования вышестоящих лиц с точкой зрения работников (обычно при помощи ДЗ сообщают о несогласии с каким-то решением руководства).
    4. Для пояснения позиции работника в проблемной ситуации.
    5. В качестве отчетности за проделанные работы.
    6. В качестве информационного пояснения к сложившейся ситуации или происшествия, приведшего (или могущего привести) к финансовым потерям.
    7. В качестве жалобы на своих коллег, которые нарушают трудовую дисциплину или не выполняют взятые на себя распоряжения,жалобы о некорректном поведении сотрудника и пр.
    8. С целью выяснения обстоятельств по неэффективному или неправомерному делегированию трудовых обязанностей/полномочий.

    Внимание: докладная записка может также составляться и с целью описания положительных событий или действий, в случае, если на них ожидается реакция вышестоящих или ответственных лиц.

    Так, на основании докладной записки может быть оформлен приказ о премировании за успешно проделанную работу и пр.

    Разберем, каким образом можно классифицировать эти документы, чтобы вы понимали, как и в каких ситуациях их составляют:

    1. По содержанию. Существует три разновидности ДЗ по содержанию: отчетная, которая сообщает о проделанной работе или этапе работ; информационная, сообщающая о происшествии, сложившейся ситуации и пр.; инициативная, в которой составитель указывает имеющиеся предложения по оптимизации рабочего процесса или производства.
    2. По конечному адресату. Существует два деления — внутренняя, предназначенная для непосредственного руководителя, или внешняя, которая уведомляет либо главу компании, с которым работник не связан напрямую, либо руководителя иного учреждения.
    3. По фактажу. Факты можно разделить на негативные и позитивные, а деления по фактажу зависит от того, как именно сотрудник излагает факты о сложившейся ситуации. В записке можно сообщить о нарушении дисциплины и трудового распорядка, о невыполнении должностных обязанностей, о достигнутых результатах, о неподобающем поведении, конфликтах и пр.

    Внимание: составлять ДЗ может любой работник компании, но при этом необходимо учитывать субординацию. То есть токарь не может подать ДЗ на гендиректора, минуя мастера участка, начальника цеха и подразделения. Допускается “перескакивать” через одну или несколько голов, если докладная составляется на прямое начальство.

    Что входит в состав ДЗ

    Так как строгих требований к докладной записке об отсутствии работника на рабочем месте (равно как и любой другой) нет, то она составляется в произвольной форме, но при этом существуют определенные требования, выдвигаемые к документации, которые нужно учитывать. В противном случае документ может потерять юридическую силу со всеми вытекающими отсюда последствиями.

    Рассмотрим, как правильно составлять ДЗ. В нее рекомендуется включить три пункта:

    1. Описание ситуации или события, на основе которых была составлена записка. Первый пункт должен ответить на вопрос о том, что произошло, и почему вообще возникла необходимость в написании.
    2. Соображения и мысли автора по данной ситуации. Необходимо не просто изложить, что “в ситуации виноват Василий Петрович, не вышедший вовремя на рабочее место”, а вынести какие-то предложения по происшествию с целью предотвратить подобную ситуацию в будущем, предложить пути решения и пр.
    3. Рекомендационная часть и выводы из сложившейся ситуации. В них необходимо подтолкнуть руководителя к каким-то действиям, причем они должны быть адекватными и сопоставимыми с происшествием.

    Правила оформления

    Давайте рассмотрим, каким образом оформляется ДЗ. Чтобы все стало понятно, в конце статьи мы приведем образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей, а сейчас просто разберем, какие пункты должны присутствовать в документе. Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия). Далее пишется следующее:

    1. С левой стороны вверху указывается название отдела, который составляет докладную.
    2. С правой стороны вверху указывается адресат, которому предназначена бумага. Указывают не просто ФИО, но и должность руководителя.
    3. Далее посередине документа большими буквами пишется название бумаги. В нашем случае это будет ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
    4. Под надписью ставится число, в которое документ составляется, в классическом формате день-месяц-год.
    5. Далее идет краткая фраза, передающая суть бумаги. К примеру, “о невыполнении должностных обязанностей”.
    6. После этого идет тело письма. Его следует разбить на три блока, о которых мы писали выше.
    7. После тела ставится фамилия-должность автора и его подпись.

    Как видите, ничего сложного в составлении нет — это типовая бумага, которая полностью совпадает с другими документами по принципам составления. Руководитель, получив бумагу, должен как-то на нее отреагировать. Обычно это делается в виде резолюции в верхнем левом углу, после чего документ передается секретарю и поступает в дальнейшую работу.

    Читайте так же:  На какой срок может заключаться срочный трудовой договор

    Примеры составления

    Итак, мы рассмотрели основные требования, выдвигаемые к подобным документам. Далее разберем конкретные примеры, чтобы вы понимали, как они пишутся.

    Бухгалтерия Р уководителю ООО “Ромашка” Иванову Ю.И.

    О нарушении трудовой дисциплины

    Доводим до вашего сведения, что бухгалтер Лисовиченко Оксана Евгеньевна вчера, 14.05.2018, допустила грубое нарушение трудовой дисциплины, не предоставив никаких объяснений своего поступка и проигнорировав требования непосредственного начальника о составлении объяснительной. 14 мая она ушла с рабочего места в 12-00 и не появилась на нем до 14-00 следующего дня, 15 мая.

    В связи с указанными выше событиями, предлагаю объявить Лисовечнко Оксане выговор с занесением информации в личное дело.

    Главный бухгалтер ООО “Ромашка”

    Веденина Зоя Юрьевна /подпись/

    Далее разберем образец как написать докладную записку на сотрудника в случае, если он не выполняет служебные обязанности. Задача этой бумаги в том, чтобы сообщить руководителю, что один из работников не выполняет свои обязанности либо выполняет их не в полной мере. Данная записка может стать обоснованием в применении санкций начиная от выговора и заканчивая увольнением.

    Отдел кадров Руководителю ООО «БАХ»

    О невыполнении должностных обязанностей

    Довожу до вашего сведения, что сотрудник отдела кадров Васильева Наталья Петровна грубо нарушила свои трудовые обязанности, не заполнив карточки новых сотрудников и не сформировав их личные дела, в результате чего инспектор трудовой инспекции наложил на компанию штраф в размере 25 000 рублей. Свою вину Васильева полностью признает, приводя в свое оправдание высокую загрузку из-за того, что дублирующий ее сотрудник Светличная Ю.И. вышла в декретный отпуск.

    В связи с этим предлагаю нанять дополнительного работника в отдел кадров на замену Светличной на временной основе, а также лишить Васильеву части премии за данный месяц.

    Начальник отдела кадров

    Телешевский А.В. /подпись/

    Напоследок рассмотрим пример еще одной ДЗ, которая часто используется в различных компаниях. Она уведомляет руководителя о некорректном поведении, допущенным одним из работников по отношению ко второму. При этом в качестве предложений следует использовать не только санкции к нарушителю, но и меры, которые позволят не допустить повторения ситуации. Рассмотрим пример подобной записки

    Бухгалтерия Гендиректору ООО “Престиж”

    Иванову Степану Игоревичу

    О некорректном поведении сотрудника

    Довожу до вашего сведения, что 19.01.2018 системный администратор Калганов Владислав Олегович допустил крайне хамское поведение в адрес помощника главного бухгалтера ООО “Престиж” Ехануровой Светланы Андреевны. Сначала Калганов В.О. отпустил колкость по поводу возраста и умственных способностей Ехануровой С.В, после чего допустил использование обсценной лексики в ходе дальнейшей перепалки.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Отмечу, что подобные конфликтные ситуации между сотрудниками IT -отдела и бухгалтерии возникали уже несколько раз. Подобное поведение администраторов нарушает сложившуюся рабочую обстановку в бухгалтерии, а также приводит к падению производительности и задержкам в начислении заработной платы.

    Просим привлечь Калганова В.О к дисциплинарной ответственности, вынести ему выговор с занесением в личное дело, а также лишить премии за январь на основании произошедшего конфликта.

    Как написать докладную записку на сотрудника: образец

    Докладная записка

    Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

    Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

    Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

    Докладные записки имеют несколько подразделений.

    По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.

    Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:

    внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;

    внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

    Виды информационно справочных документов по ссылке.

    Образец докладной записки о премировании

    Генеральному директору
    ООО «Магнит»
    Семеновой Ирине Григорьевне

    2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

    Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

    Начальник отдела снабжения Егоров В. А. Егоров

    О невыполнении должностных обязанностей

    При написании докладной записки о невыполнении либо ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей используйте следующие реквизиты:

    наименование структурного подразделения;

    наименование документа – Докладная записка;

    дата составления документа, исходящий номер;

    адресат — должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

    заголовок документа — «О …», «Касательно …»;

    текст записки — сначала описывается факт невыполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, затем излагается определенная просьба;

    подпись — должность составителя, его подпись и расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

    [2]

    Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

    Генеральному директору
    ООО «Свердловск»
    С. С. Морозову

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
    04.10.2013 № 6

    О невыполнении должностных обязанностей

    Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.

    Читайте так же:  Дополнительные дни отпуска за ненормированный рабочий день

    В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.

    Начальник транспортного отдела Шубов О. Ф. Шубов

    О нарушении трудовой дисциплины

    О хамском поведении сотрудника

    В правом части бланка пишется ФИО лица, которому направляется докладная записка, его точная должность. Ниже пишется ФИО того работника, которые составляется докладную записку. Здесь же, в верхней части пишется наименование структурного подразделения, где выявлено хамское поведение сотрудника, ставится дата оформления документа.

    В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя.

    Важно выявить причину такого поведения работника, важно получить от виновного объяснительную записку, которую следует приложить к бланку докладной записки.

    Внутренняя

    Докладная записка-документ , адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

    Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки ( внутренние ) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа ( докладная записка ), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

    Пример оформления внутренней докладной записки .

    Докладная записка Генеральному директору объединения

    [1]

    10.05.99 №36 Иванову Н.К.

    О замене пишущих машинок.

    Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

    Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

    Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.

    Для чего нужна докладная записка, что это за документ и как его составить?

    Новичкам в компании, а иногда и ее «старожилам» порой сложно понять, в каких случаях нужно применять тот или иной документ и как правильно его составить.

    Одной из форм, встречающейся в документообороте средних и крупных фирм, является докладная записка. Когда она необходима, для чего предназначена и чем отличается от своих «коллег» (служебной и объяснительной записки), разъясним читателю в статье.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

    Что такое докладная записка?

    Докладная записка – это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению.

    Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.

    [3]

    В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.

    Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.

    После стандартной «шапки» документа, содержащей должности и ФИО адресата и составителя, указывается его название, а затем излагается основная мысль, которую условно делят на три блока:

    • блок 1 – описание событий или причин, повлекших обращение к руководству;
    • блок 2 – собственный анализ сложившейся ситуации и варианты решения проблем;
    • блок 3 – вывод, сформированный на основе первого и второго блоков.

    Готовой докладной присваивается индивидуальный регистрационный номер.

    На фото пример документа:

    В каких случаях она необходима?

    Докладные записки чаще всего составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:

    • группа 1 – вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;
    • группа 2 – вопросы, затрагивающие административно-хозяйственную деятельность;
    • группа 3 –вопросы, связанные с работой кадрового состава.

    В первую группу можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя, к примеру, необходимость дополнительного финансирования.

    Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправная работа техники, нарушающая рабочий процесс или являющаяся причиной его прекращения.

    Лидером по количеству докладных среди трех групп является последняя, связанная с кадровым составом.

    Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения сотрудника и тд.

    Когда составление не требуется?

    Прогульщика руководитель должен «наказать рублем» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.

    Не стоит писать докладную, если:

    1. вами движет личная неприязнь;
    2. отсутствует доказательная база нарушения;
    3. нарушение незначительно и не повлияло вовсе на эффективность работы;
    4. техническая неполадка была своевременно устранена.

    Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой.

    Чем отличается от служебной и объяснительной?

    Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на сходство данных документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей.

    От служебной записки докладную отличают следующие черты:

    • характер обращения – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена и за пределы организации;
    • служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель – работник одного уровня», а докладная – на вертикальном «сотрудник-руководитель».

    От объяснительной записки докладная отличается смысловой нагрузкой и структурой документа. Объяснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а второй объясняет, почему сложилась данная ситуация.

    Читайте так же:  Образец справки о доходах за 3 месяца

    К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной.

    Какие виды докладной существуют?

    Принято выделять две классификации докладной записки:

    1. в зависимости от адресата;
    2. по содержанию.

    Первая классификация делит записки на внутренние – направлены к руководителю организации или структурного подразделения, и внешние – направлены в инстанции за пределы организации.

    Важно! Документ, адресованный за пределы организации, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.

    По содержанию выделяются следующие виды:

    • информативная – периодическое информирование о рабочем процессе;
    • инициирующая – жалоба или рекомендация, побуждающая адресата к действию;
    • отчетная – уведомление руководителя о завершении вверенного адресанту задания и его результатах.

    Докладная записка относится к юридически значимым документам, несмотря на отсутствие унифицированной формы, и единого бланка. При составлении документа адресант должен гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Образец докладной записки в Беларуси

    Докладной запиской называют информационный документ внутрикорпоративной коммуникации, который составляется на имя вышестоящего руководства в порядке непосредственного подчинения, и содержит изложение сути какой-либо проблемы или вопроса с перечислением соответствующих выводов и предложений от составителя.

    Каждая докладная записка регистрируется во внутреннем делопроизводстве и является официальным документом, юридически подтверждающим факт обращения подчиненного к руководству в связи с производственной, организационной или иной необходимостью.

    Зачем нужны докладные записки

    Документ обычно составляется для достижения следующих целей:

    • Исправление ситуации. Это касается обстоятельств и фактов, которые не относятся непосредственно к сотруднику, но, но его мнению, могут воспрепятствовать успешной работе предприятия.
    • Повышение собственной работоспособности. Пишется сотрудников в том случае, если ему что-то мешает эффективно исполнять служебные обязанности, и он предлагает варианты решения проблемы.
    • Снятие с себя ответственности. Касается ситуаций, когда сотрудник доводит определенную информацию до вышестоящего руководства, тем самым снимая с себя ответственность за устранение последствий нештатной ситуации.
    • Защита собственных прав и интересов. Документ используется как средство мирного урегулирования ситуации.

    Разновидности докладных записок

    В зависимости от содержания, цели составления и других факторов все докладные можно разделить на три категории:

    1. Информационные. Наиболее распространенный вариант, составляемый регулярно сотрудниками разных уровней для информирования руководства о способах и специфике проведения работы, а также для доведения до руководства различных идей относительно совершенствования рабочих процессов.
    2. Отчетные. Информируют вышестоящее руководство об исполнении распоряжений в определенный период времени и составляются, как правило, работниками низких звеньев.
    3. Инициативные. В таких документах работник обращается к руководству с конкретными предложениями по разрешению нештатных ситуаций – простоев, нарушений и пр.

    Кроме этого, бывают внутренними и внешними. Первый вариант является более распространенным, такие документы не выходят за рамки внутреннего делопроизводства предприятия и составляются его работниками в адрес непосредственного или высшего руководства. Что касается внешних докладных записок, то они отправляются в вышестоящие инстанции, составляются на фирменных бланках и подписываются только руководителем предприятия.

    Структура докладной записки

    Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но она может быть разработана на предприятии и утверждена приказом руководителя. Записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства (должности и ФИО адресата и составителя, заголовок, дату составления и пр.). Также она может иметь следующие смысловые блоки:

    • Фактический. Констатируются причины обращения с описанием сопутствующих факторов и обстоятельств.
    • Аналитический. Дается краткий анализ ситуации с описанием возможных последствий случившегося и способами устранения проблем.
    • Резюмирующий. Составитель излагает свое мнение, доводы, а также конкретные предложения по разрешению ситуации.

    Могут составляться не только в текстовом, но и в табличном формате.

    Пример докладной записки

    Директору ООО «Торговый мир»
    Петрушкевичу А.Т.
    начальника отдела логистики Иванова В.И.

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Гришин Андрей Федорович, грузчик инструментального склада, 20.02.2019 г. после 14 часов нарушил трудовую дисциплину, отсутствуя на рабочем месте без уважительных причин.

    В письменном объяснении работник указал заведомо недостоверные и ложные сведения, что может свидетельствовать о безответственном отношении к работе. Ввиду того, что подобный проступок совершен им дважды в течение текущего квартала, предлагаю уволить Гришина Андрея Федоровича за нарушение трудовой дисциплины.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Дата Начальник отдела логистики ____ (Иванов В.И.)

    Источники


    1. Широкунова, О. В. Как открыть свое дело. Создание юридического лица / О.В. Широкунова. — М.: Феникс, 2005. — 384 c.

    2. Широкунова, О. В. Как открыть свое дело. Создание юридического лица / О.В. Широкунова. — М.: Феникс, 2005. — 384 c.

    3. ред. Никифоров, Б.С. Научно-практический комментарий уголовного кодекса РСФСР; М.: Юридическая литература; Издание 2-е, 2011. — 574 c.
    4. Борисов, А. Н. Комментарий к Федеральному Закону от 8 августа 2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринемателей» / А.Н. Борисов. — М.: Юстицинформ, 2014. — 286 c.
    5. Марченко, М. Н. Теория государства и права в вопросах и ответах / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 240 c.
    Как написать докладную записку на сотрудника образец
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here