Образец сопроводительных писем к документам

Информационная помощь на тему: "Образец сопроводительных писем к документам" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Отправка документов – частая необходимость. Компании направляют друг другу не только коммерческие предложения, договоры, акты. Это могут быть любые материалы, касающиеся рекламных акций, презентаций и деловых встреч, обязательные формы для допуска на территорию персонала компаний — исполнителей каких-либо услуг. Предлагаемый образец сопроводительного письма о передаче документов поможет вам составить свой вариант сообщения.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Общество с ограниченной ответственностью «Райт»
150110, г. Москва, ул. Грина, д.№12, офис 15
ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211

Исх. №32 от 02.09.2018г. ООО «Телекс»

на № от 111000, г. Москва, ул.

О предоставлении документов

Уважаемая Ираида Андреевна!

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам пакет документов, которые необходимо подписать, чтобы наши сотрудники могли выйти для выполнения монтажных работ на территорию Вашей организации.

Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки.

Приложения № 1 и 2 должны остаться у Вас, их отправлять обратно не нужно.

  1. Список сотрудников ООО «Райт».на 1 л. в 1 экз.
  2. Заполненная форма для оформления пропусков на территорию ООО «Телекс» на 1 л. в 1 экз.
  3. Пропуска для сотрудников на 8 л. в 1 экз.
  4. Доп. соглашение к Договору № 24 от 28.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.

Генеральный директор ООО «Райт» Комаров Комаров А.А.

Исполнитель:
Секретарь приемной
КалининаЕ.Ф.
8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов

Пример

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам в суд, образец

Любая судебная тяжба – не самое приятное занятие. Но если все же приходится принимать участие в таких процессах, то, в первую очередь, потребуется внимательно отношение к документам, фигурирующим в деле. Сопроводительное письмо к документам в суд – образец можно применить как ориентировочный вариант для составления своего письма. Стоит помнить, что наполнение такого сообщения всегда будет зависеть от конкретного дела, в отношении которого передаются документы. И, безусловно, для формирования сообщения лучше привлечь юристов, компетентных в подготовке таких документов.

Сопроводительное письмо к документам в суд — образец

Общество с ограниченной ответственностью «Ранг»
107128, г. Москва, ул. Каланчёвская, д.№56, офис 34
ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211

Исх. №28 от 02.11.2018г. Басманный районный суд г.

107078, г. Москва,

ул. Каланчевская, д. 11

О приобщении документов к делу

Во исполнение определения Басманного районного суда г. Москвы по оставлению искового заявления №167 от 01.08.2018г. без движения, предоставляем уточненное исковое заявление.

Просим принять исправленный текст искового заявления о взыскании задолженности за оказанные услуги с ООО «Путь».

  1. Исковое заявление о взыскании задолженности с ООО «Путь»на 2 л. в 3 экз.
  2. Копия акта выполненных работ от 12.12.2017г. на 1 л. в 2 экз.
  3. Копия Договора №23 от 11.01.2017г. на 10 л. в 2 экз.

Генеральный директор ООО «Рант» Комаров Комаров А.А.

[2]

Скачать сопроводительное письмо к документам в суд, образец

Пример

Сопроводительное письмо в налоговую

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 16,0 кб

Сопроводительное письмо в налоговую инспекцию относится к деловой переписке и играет роль пояснительной записки к поданным документам, например, к налоговой декларации, отчетным документам и др. Может выступать как ответ на полученное письмо-запрос.

Как составить сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо оформляется с той же структурой, что и обычное деловое письмо. В нем должна быть отражена следующая информация:

  • в «шапке» справа указывается номер ИФНС, город, фамилия, имя и отчество руководителя, его должность;
  • в «шапке» слева» указывается номер письма и дата составления. Если данное письмо является ответом на письмо-запрос или просьбу, то указывается и номер письма-запроса, даты;
  • название документа – пишется посередине страницы и выражает суть письма, например, о том, что направляются документы;
  • текст письма в налоговую службу, обычно начинается со слов «высылаем вам документы» или «Предоставляем вам документы». Далее следует опись документов, которые высылаются в налоговую инспекцию, с указанием названия документов, количества страниц каждого документа и экземпляров. Например, «Книга учета – 30 стр., 1 экз.»;
  • подписывается сопроводительное письмо руководителем предприятия или организации, направляющей письмо, с указанием фамилии, имени и отчества, должности.

Загрузка документа
«Сопроводительное письмо к документам»

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: soprovoditelnoe_pismo_k_dokumentam

Доступный формат скачивания: doc

Размер текстовой версии файла: 12,5 кб

Как скачать документ?

  • Договоры
  • Все документы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Читайте так же:  Что такое бенефициар

Образец сопроводительных писем к документам

  • 12-03-2019
  • FinFex

Образец сопроводительных писем к документам

Рассмотрим пример сопроводительного письма к резюме, к отчётам, претензиям, в суд и в ФАС. Это понятие относительно недавно вошло в оборот, поэтому необходимость подготовить сопроводительную записку ставит многих в тупик. В действительности в этом нет ничего сложного: вам помогут наши рекомендации и примеры, которые вы можете прочитать и скачать в этом материале.

Рекомендации по составлению сопроводительных писем

Сопроводительное письмо — это текст, который прилагается к основному документу — резюме, запросу в государственное учреждение, отчёту об исполнении контракта. Задача письма заключается в том, чтобы раскрыть дополнительные положения основного документа или донести новую информацию, которую по каким-то причинам нельзя в нём указать.

Сопроводительные письма отличаются небольшим объёмом, чёткой структурой и ёмкостью. Следует запомнить, что писать их совсем необязательно. Если вам нечего рассказать сверх основного документа, не пишите лишний текст. Иначе перегрузите адресата ненужными данными, отнимите время и испортите впечатление о себе.

Самый лучший вариант — другая сторона сама указывает, что требуется написать. Например, в описании вакансий часто можно встретить требование дополнительно указать, почему возник интерес к должности, приложить работы из портфолио, написать, нужна ли помощь с проездом и проживанием и т. д. Но такие «идеальные» описания вакансий встречаются крайне редко.

Сопроводительное письмо составляется, когда требуется сообщить дополнительную информацию к основному документу

Структура и язык письма

Сопроводительное письмо — инструмент деловой переписки, решающий конкретную задачу дополнительного информирования адресата. Хорошее письмо отличается деловым стилем без «воды» и канцелярских штампов, простыми предложениями и нейтрально-доброжелательной манерой.

В обращениях государственным органам исключены шутки, эмоциональный тон и просторечия. В сопровождении резюме допускаются более свободные выражения, но многое зависит от сферы. Если вы претендуете на должность генерального директора, лучше обойтись без юмора и придерживаться корпоративной этики. Если ваша профессия творческая, допускаются шутки и иной стиль изложения.

Как пишется такой документ? Структура письма должна помочь другой стороне максимально быстро разобраться в том, что вы хотите сообщить:

  1. Приветствие. Например «Уважаемый «менеджер по персоналу!». Желательно узнать имя получателя и обращаться более персонализировано. Представляться в большинстве случаев не нужно — ваше имя есть в строке «Отправитель». Можете напомнить о себе, если отправляете документ после собеседования. «Я была на собеседовании 18 января в 16:00 и по его итогам направляю примеры своих работ».
  2. Основная часть. Здесь вы пишете обо всём, что хотите сообщить. Отдельные мысли разбивайте на короткие предложения. Если что-то перечисляете, не поленитесь сделать маркированный список. Абзацы разделяйте пустой строкой. Так вы сделаете чтение удобным и сохраните работодателю массу времени. Это обязательно будет вам в плюс.
  3. Заключение и прощание. Формальное завершение можно использовать с выгодой для себя: поблагодарите за внимание (это приятно), уточните, что готовы ответить на все возникшие вопросы, продублируйте все свои контакты (так с вами удобнее будет связаться).

Распространённые ошибки

Худшее, что может сделать — продублировать содержание основного документа. Например, повторить места и опыт работы из резюме. Такой подход лишает отправку и чтение документа всякого смысла, впустую тратит время обеих сторон и показывает отправителя как не очень вежливого и не ориентирующего в современных тенденциях человека. Нечего сказать дополнительно? Лучшее решение вообще ничего не писать.

Вторая популярная ошибка — большой объём. Не забывайте, что сопроводительное письмо является не более чем дополнением к основному. Уместите его содержание на половине листа А4 или на одном экране компьютера без пролистываний. Думайте об удобстве читателя.

Третья ошибка — самовосхваление. Это касается писем, сопровождающих резюме. Кандидат очень хочет получить должность и стремится произвести впечатление рассказами о своих талантах, одарённости, пунктуальности и незаменимости. Это выглядит смешно, человек показывает себя тщеславным и недалёким. Все профессиональные качества должны быть зафиксированы в резюме или отразиться в портфолио.

Можно сделать исключение, если вы считаете, что адресат должен обратить внимание на какое-то отдельное место работы или проект. Тогда без бахвальства сообщите: «Прошу обратить внимание на 5-ый проект в портфолио: он выиграл гран-при Всероссийского конкурса разработчиков программного обеспечения».

В сопроводительном письме не стоит дублировать информацию из основного документа, нужно рассказать что-то новое

Примеры сопроводительных писем к различным документам

Составить хорошее письмо тяжело, особенно новичкам. В этом может помочь образец сопроводительных писем к документам — рассмотрим несколько примеров в следующих разделах. Такие документы не универсальны и в каждом отдельном случае требуют особенного подхода.

Чаще всего сопроводительные письма отправляют по электронной почте. Используйте один шрифт, один цвет текста, избегайте выделений жирным, курсивом, знаков восклицания.

Проверяйте прикреплённые файлы, используйте самые популярные форматы — doc, xls, pdf, jpg.

Сопроводительное письмо к резюме помогает кандидату акцентировать внимание потенциального работодателя на своих сильных сторонах. Рекомендуется избегать самовосхваления, соблюдать нейтрально-доброжелательный тон и придерживаться деловой манеры общения. Не дублируйте содержание резюме, не пересказывайте его другими словами — сообщите новую информацию.

Если вы отправляете письмо после собеседования, уточните, возможно работодатель хочет узнать какие-то конкретные сведения о прошлых местах трудоустройства и реализованных проектах. Придерживайтесь всех рекомендаций из прошлых разделов: не лейте «воду», не засоряйте текст штампами, не оскорбляйте и не принижайте других кандидатов (такое, к сожалению, тоже случается).

Читайте так же:  Свиноводство как бизнес

Уместно подчеркнуть заинтересованность в должности или в деятельности компании. Например, «Индустрия женской моды всегда привлекала меня возможностью совместить хобби и работу. Компания «Орбита» является одним из лидеров рынка, что делает должность контент-менеджера ещё более перспективной для меня».

Скачать Образец сопроводительного письма к резюме

Сопроводительное письмо производит впечатление и подчёркивает профессионализм специалиста

Сопроводительное письмо в суд решает совсем другие задачи. Как правило, это опись прилагаемого комплекта документов. Перечисление всех направленных бумаг в одном тексте избавляет работников суда от путаницы, предотвращает потерю актов и необходимость повторного их сбора. Ускоряет обработку иска. Составляется в бумажном виде.

Как правильно составить опись документов для суда:

  • укажите полное наименование и адрес суда;
  • укажите своё имя, год рождения и адрес регистрации и данные ответчика (имя, год рождения, адрес регистрации);
  • озаглавьте документ;
  • напишите, к какому иску относятся все перечисляемые документы;
  • по пунктам перечислите все документы, указав у каждого название, номер, дату, количество страниц;
  • напишите, сколько всего документов и листов («итого 12 документов на 45 листах»);
  • закончите датой и подписью.

К претензиям

Когда деловые партнёры не могут договориться друг с другом или с государственными учреждениями, они направляют претензии. Это документы, в которых раскрывается суть жалобы. Чаще всего их потом используют в судах. Но чтобы не доводить до суда, к претензии можно приложить сопроводительное письмо, где более подробно объяснить суть конфликта и свои намерения.

Например, «направляем в ваш адрес претензию №1 от 28 января 2019 года в связи со срывом срока поставки заказа №101 по контакту от 1 февраля 2017. Из-за просроченной поставки нам пришлось приостановить работу оборудования и оплатить 1 день простоя 10 сотрудникам. Предлагаем урегулировать конфликт в досудебном порядке. Свяжитесь с нами по телефону 11-22-33».

Продумайте сопроводительное письмо: в нём не должно быть «воды» и ненужных сведений

Сопроводительное письмо может прилагаться к отчету предпринимателя или организации перед налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями. Обычно в таком документе передают краткое содержание объёмного отчёта, дают пояснения к сложным фрагментам или заслуживающим отдельного внимания разделам.

Такое сопроводительное письмо будет содержать:

  • полное наименование лица (ИП или ООО), подающего отчёт;
  • ИНН, ОГРН, юридический адрес и другие важные реквизиты (можно подготовить письмо на фирменном бланке, чтобы не писать эту информацию отдельно);
  • наименование адресата;
  • полное название отчётного документа;
  • период, за который подаётся отчёт;
  • основное содержание (пояснения) нумерованным списком;
  • дату и подпись.

В федеральную антимонопольную службу

Письмо в ФАС — федеральную антимонопольную службу — пишут, когда включают компанию или предпринимателя в реестр недобросовестных поставщиков. Такое право есть у государственных и муниципальных заказчиков, а также у общественных движений, которые контролируют закупку. Впрочем, с инициативой «наказать» плохого поставщика может выступить любой гражданин.

Письмо в ФАС направляют на имя руководителя местного отделения и включают в текст:

  • полное наименование заявителя (гражданина, ИП или организации) со адресом, ИНН и контактными данными;
  • в теме письма указывают, о каком недобросовестном поставщике идёт речь;
  • номер и дату заключения контракта на государственную закупку;
  • краткое описание условий контракта;
  • описание нарушенных условий;
  • просьбу привлечь исполнителя к ответственности и включить его в реестр недобросовестных поставщиков.

Заключение

Сопроводительное письмо направлено на пояснение и уточнение отдельных положений основного документа — резюме, отчёта, претензии, судебного иска или обращения в ФАС. Всегда готовится в произвольной форме. Но чтобы упростить чтение адресату и быстрее достичь поставленных целей, рекомендуется придерживаться небольшого объёма, делового стиля, избегать «воды» и канцелярских штампов.

Образец сопроводительных писем к документам

Видео (кликните для воспроизведения).

Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы, там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье. Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также [. ]

Образец письма-просьбы

Письмо-просьба составляется с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации. На данный вид письма требуется дать ответ. Чтобы написать письмо-просьбу, необходимо следовать общим правилам деловой переписки и оформления деловых писем. В практике ведения делопроизводства любой организации довольно часто используется письмо-просьба, образец в этой статье [. ]

Образец гарантийного письма об оплате

Для формы гарантийного письма специальных норм не предусмотрено. Поэтому здесь уместны общие правила деловой переписки (о бланке и другие полезные сведения) и существующие требования к оформлению делового письма (здесь об основных элементах письма – регистрационном номере, адресате, подписи и др.). Сам образец гарантийного письма об оплате составляется в произвольной форме, во второй части статьи смотрите [. ]

Образец информационного письма

Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один. Если вы хотите написать сопроводительное [. ]

Читайте так же:  Что такое фонд оплаты труда (фот) структура, формула расчета

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства. Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах. Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП. При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок. Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений. Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма. Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

  • дату документа;
  • реквизиты сторон (отправителя и получателя);
  • наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
  • текст обращения;
  • опись прилагаемых документов;
  • контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

  1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
  2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
  3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

  1. «Просим ознакомиться с комментариями юриста и внести поправки в договор».
  2. «Просим ознакомиться с новой версией соглашения и подписать его до 20 ноября либо в этот же срок направить протокол разногласий».

Как регистрировать и хранить

Как и все входящие обращения, сопроводительные письма необходимо фиксировать сотрудником заказчика в журнале входящей и исходящей корреспонденции.

Входящее сопроводительное письмо

Поскольку чаще всего сопроводительное письмо составляют при передаче документов, а сроки в госзакупках играют большое значение, имеет смысл разработать бланк не только для отправки, но и для получения. Он пригодится, если отправитель никак не прокомментировал документацию. Главная цель — опись полученных бумаг. Если впоследствии возникнут разногласия, подобная бумага поможет их разрешить. В бланк письма внесите следующую информацию:

  • список документов из полученного пакета;
  • дату и время получения;
  • данные отправителя (в том числе, кто непосредственно передал пакет). Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;
  • данные получателя (кто принял пакет с документацией).

Можно добавить дополнительную информацию, например, срок, в который дадите ответ. В конце статьи можно скачать бланк такой описи.

Читайте так же:  Как открыть магазин строительных материалов с нуля

Особенности составления сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам – вид деловой коммуникации, главная цель которой пояснить некоторые моменты и подтвердить факт отправки документации. Составление такого письма не является обязательным этапам, но все же желательно при регулярном документообороте.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

[3]

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

[1]

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что это такое

Сопроводительное письмо – это официально составленное письмо, которое направляется адресату совместно с другими документами и содержит инструкции для дальнейших действий получателя или другую информацию.

Главная цель документа – разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов.

Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот.Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки.

По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета. В случае срочных ситуаций отправитель может указать срок, в течение которого ему бы хотелось получить ответ. Стандартный срок составляет 3-7 дней со дня получения.

На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально. Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте.

Когда оно нужно

Сопроводительное письмо используется для:

  • для доказательства отправки тех или иных документов. Например, путем перечисления отправленных бланков и бумаг;
  • для передачи инструкций получателю и распоряжений о дальнейших действиях после получения бумаг;
  • для определения срока фактического отправления и получения документов;
  • для экономии денежных средств при отправке пакета документов с описью;
  • для пояснения причин отправки тех или иных документов.

Большинство таких писем оформляется на специально разработанном бланке организации и получает порядковый номер, что позволяет отследить документ.

Как писать

Стандартное сопроводительной письмо должно включать следующие реквизиты:

  • номер входящего запроса;
  • суть вопроса или тема переписки;
  • основания документа, в том числе нормативные акты, акты сверок, выполненных работ и т.д.;
  • завершение письма просьбой или требованием;
  • приложение к письму.

Помимо наличия обязательных элементов сопроводительное письмо должно оформляться в соответствие с принятыми нормами:

  1. Заполнить вводную часть («шапка») с указанием:
    • ФИО и должности получателя;
    • наименование организации;
    • полный адрес с индексом.
  2. Указать дату составления документа и номер регистрации (только для юридических лиц).
  3. Обратиться к адресату по имени отчеству или ФИО полностью. Пример стандартного обращения:
    • уважаемый…;
    • направляем вам;
    • передаем вам и т.д.
  4. Указать цель послания, сформулировав ее краткими тезисами.
  5. Заполнить основную часть документа. Здесь могут быть переданы инструкции, указания, поправки и т.д.
  6. Указать полный перечень направляемых документов с обозначением основных регалий.
  7. Подписать письмо от первого лица, употребив пометку «С уважением, …». Подписывать документ может генеральный директор предприятия, главный бухгалтер, штатный юрист или другое лицо, получившее данные полномочия.
  8. Указать ФИО и должность отправителя, контактные данные для связи.

Структура письма не является унифицированной и предлагается на основании принятой деловой переписки. Основная часть письма может быть дополнена просьбами, требованиями и указаниями на усмотрение отправителя.

Образец сопроводительного письма к документам представлен ниже:

  • дата издания и подписания документа;
  • количество экземпляров, пересылаемых адресату;
  • точное количество страниц, включая титульный лист (если есть);
  • наличие прошивки (если есть).

Пример сопроводительного письма с полным перечнем посылаемых документов:

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как написать сопроводительное письмо к документам: образец

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?

Общая информация

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой. В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.
В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:

  • в подтверждении факта события;
  • в предоставлении перечня отправленных бумаг;
  • в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
  • в определении срока исполнения.

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.

Читайте так же:  Оборудование для производства перчаток хб

Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.

Не нужно на каждом сопровождаемом документе указывать, что он является приложением, что характерно для деловой документации. Сопроводительное письмо имеет свои особенности. В нем приложения перечисляются только в его текстовой части и не находят свое отражение на основных документах из общего перечня, отображенного в письме.

Кто может подписать

Подписание сопроводительного письма о передаче документов производится должностным лицом, имеющим право подписи подобных бумаг. Им может быть не только руководитель компании, но и его заместитель, ответственный специалист или начальник структурного подразделения.

Финансовая документация подписывается лицом, которое может проверить достоверность отображенных в ней сведений. К примеру, сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, подписывается главным бухгалтеров и директором, которые несут ответственность за отображенные в основной документации цифровые значения.

Лист сопровождения к документации информационного или организационного характера может быть подписан любым уполномоченным к таким действиям лицом. В документ необходимо включить контактные сведения об исполнителе, на случай если адресату понадобиться уточняющая информация.

Регистрация

Перед тем, как отправить сопроводительное письмо с основным документом, его необходимо зарегистрировать. Отправитель присваивает ему исходящий номер, зафиксированный в конкретную дату. После получения бумаги, адресат присваивает ей входящий номер. Регистрационная информация на лист может быть нанесена штемпелем или оформлена от руки.

Нужен ли документ для физических лиц

Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.

На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки. Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге. Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.

Альтернативным вариантом для физических лиц, которым также часто пользуются субъекты предпринимательства, является отображение информации сопроводительного письма в основном документе. Для этого необходимо включить в него «шапку» с указанием данных отправителя и адресата. При отправке нескольких документов, их перечень необходимо отразить в разделе «Приложения».

Во многих сопроводительных письмах, их составители требуют от адресата каких-либо действий в конкретные, самостоятельно установленные сроки. В правилах делового общения на ответ на письмо выделяется 30 дней. Параметр актуален в случае, если в сопроводительной бумаге отсутствуют сроки, в которые необходимо реагировать на полученную информацию.

Обязательный срок исполнения может быть указан только контролирующими органами. Заинтересованные стороны вправе самостоятельно договориться о конкретном времени выполнения обязательств, что необходимо зафиксировать документально. Временной параметр может быть оговорен в договоре.

Если приложением сопроводительного листа является досудебная претензия, то на ее рассмотрение выделяется 10 дней. При передаче документальных данных между субъектами предпринимательства, имеющих равный статус, допускается в письме отображение просьбы ускорить ответ на запрос. При этом необходимо указать основание, обуславливающее срочность получения информации от адресата.

Сопроводительное письмо теряет свою актуальность после рассмотрения представителем адресата его приложений и убеждения в предоставлении полной комплектности бумаг, о перечне которых в нем упомянуто. На письме отображается отметка о регистрации, после чего оно передается на рассмотрение к руководителю, который наносит на нее резолюцию о назначении ответственного лица по рассматриваемому вопросу и о его дальнейших действиях.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для решения поставленной задачи, специалист работает с приложениями, передав сопроводительное письмо для хранения. Впоследствии оба документа хранятся вместе. При перенаправлении документа, его сопроводительное письмо остается на хранении и составляется новое сопровождение для следующей отправки. Срок хранения сопроводительного документа соответствует сроку хранения его приложений.

Источники


  1. Яковлев, Я.М. Половые преступления; Душанбе: Ирфон, 2013. — 450 c.

  2. Каутский, К. Аграрный вопрос; Киев: Пролетарий, 2012. — 330 c.

  3. Юсуфов, А. Г. История и методология биологии / А.Г. Юсуфов, М.А. Магомедова. — М.: Высшая школа, 2014. — 238 c.
  4. Скурихин, А.П. Испанско-русский юридический словарь: моногр. / А.П. Скурихин. — М.: Русский язык — Медиа, 2014. — 552 c.
Образец сопроводительных писем к документам
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here