Образец журнала прихода и ухода сотрудников

Информационная помощь на тему: "Образец журнала прихода и ухода сотрудников" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников

При помощи журнала учета рабочего времени можно осуществлять контроль над дисциплиной сотрудников предприятия. Законодательство обязывает каждого работника придерживаться правил внутреннего распорядка в организации.

Читайте так же:  Как заработать на автомобиле

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Именно для таких обстоятельств и существует журнал учета – в него вносятся записи для точного определения фактически отработанного времени каждым из сотрудников производства.

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

В Трудовом кодексе, а также некоторых других законодательных актах прописано, что работники на предприятии могут трудиться не более 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы и разрабатывается внутренний распорядок на производстве, а также график выходов на работу.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

[2]

  • дата начала и конца вписывания информации;
  • сколько записей содержит;
  • нумеровка тома;
  • сколько времени его нужно хранить.

На обратной стороне документа присутствует поле, позволяющее его заверить и опечатать. Важно, чтобы штамп обязательно был проставлен на соответствующем месте (с пометкой М.П), прикасался к наклейке и ленте.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

  1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
  2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
  3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

  • дисциплина персонала предприятия;
  • контроль над эффективностью трудового времени;
  • начисление справедливого размера зарплаты;
  • учет времени простоя;
  • отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
  • расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В книге содержатся данные о том, сколько времени фактически отработал сотрудник за определенный период времени. При помощи журнала предприятие получает возможность контролировать оптимальную продолжительность труда каждого из работников.

В журнал также можно внести отметки о:

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

  • на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
  • руководитель отдела, где осуществляется контроль;
  • один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.

Кто за него отвечает

Ответственность за ведение журнала может быть возложена на того же сотрудника, который ведет табель, или на кого-то другого. Книгу учета может вести даже сам руководитель, но в любом случае информация об этом должна быть отражена в должностной или служебной инструкции.

В обязанности заполнителя журнала входит внесение в него необходимых записей и передача их для дальнейшего реестра.

[1]

Если происходит увольнение сотрудника, заполняющего журнал, руководитель должен выдать новый приказ о назначении нового ответственного лица.

Смежные условия

Обязательно ли в 2019 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует. Руководство предприятия может самостоятельно принимать решение о том, нужен этот журнал на предприятии или нет.

Ведение книги учета дает множество преимуществ, среди которых:

  • повышается качество работы трудового персонала;
  • эффективно используется время работы;
  • оптимизация труда работников;
  • всесторонняя оценка возникшей ситуации, что помогает избежать или решить многие конфликтные ситуации.

Учет рабочего времени может происходить с такой периодичностью:

Ежедневно Используется в том случае, когда работники приходят на предприятие каждый день, их работа нормирована, они работают определенное количество часов.
Еженедельно Сотрудникам не обязательно приходить на работу каждый день – они за неделю должны исполнить необходимое количество задач.
Суммирование Используется в том случае, если на предприятии действует гибкий график работы.
Читайте так же:  Квест-комната как бизнес

Последний вариант подходит для тех организаций, которые осуществляют свою деятельность 24 часа в сутки.

Способы заполнения и контроль

Основным документом, который используется для контроля сотрудников на предприятии, является журнал учета, но вместе с ним используются и другие методы. К ним можно отнести электронный пропуск в виде магнитной карточки. С ее помощью можно четко отслеживать время прибытия и отбытия сотрудников.

Самым современным способом является биометрический учет, так как он предполагает проверку отпечатков пальцев сотрудников.

В законодательстве отсутствуют особые требования к заполнению журнала учета. Их рекомендуется утвердить внутренними нормативными актами распоряжениями.

Два эти способы имеют равную ценность, их заполнение требует выполнения таких норм:

  • информацию записывать можно только ручкой – использование карандаша строго запрещается;
  • данные вносятся разборчивым почерком;
  • для изменения информации нельзя использовать корректор – лучше зачеркнуть текст одной чертой и сверху написать верные данные;
  • нельзя оставлять пустых строк, и если они по какой-то причине уже образовались, то их нужно заполнить прочерком.

Сегодня допускается заполнение бланка журнала в электронном виде. Для этого используется специальная программа или мобильное приложение. Необходимые программы можно получить от поставщика как в аренду на определенное время, так и купить их бессрочно. В последнем случае нужно будет заплатить намного больше, чем в первом.

Детали оформления

Журнал не имеет общей формы заполнения – каждое предприятие имеет возможность разработать себе его самостоятельно на основании образцов. Скачать образец журнала учета рабочего времени сотрудников можно в интернете. Может различаться и количество граф, на которые делится лист из журнала.

Обычный журнал включает в себя такие колонки:

Ф.И.О сотрудника Должность, наименование структурного подразделения Подпись сотрудника, время Информация о местных командировках
Уход Приход Время прихода Время ухода Информация о командировке
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Смирнов Л.Б. Инженер ПЭО 7.30 16.30 14.20 15.10 Сдача счетов в банке

Перечень колонок может быть увеличена при необходимости. Но тут стоит учитывать, что документ не является обязательным с законодательной стороны, и некоторые колонки из него можно выбрасывать.

Правила содержания

Журнал учета содержится ответственным лицом до окончания его заполнения.

Следует придерживаться таких правил делопроизводства:

  • нумеровать все листы журнала;
  • прошить книгу – нитки должны быть выведены на последний форзац, там их нужно завязать и оставить длину в семь сантиметров;
  • на последней странице следует сделать пломбу в виде прямоугольника из бумаги, которую следует прикрепить к концам нити.

На прямоугольнике нужно прописать количество листов, поставить подпись руководителя или сотрудника, который ответственный за ведение журнала.

Особые случаи

Существуют организации, где сотрудников отправляют в командировки в нерабочее время. В законодательстве не предусмотрено журнала учета ненормированного режима ведения трудовой деятельности, поэтому позволяется в журнале добавлять новые графы. Это могут быть: сведения о сверхурочных, основания для опозданий и др.

Сроки хранения

В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.

Журнал учета рабочего времени – это документ, позволяющий придерживаться норм труда, а именно — соблюдать возможные часы работы сотрудников.

Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени. Все это однозначно положительно влияет на успехи предприятия.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал учета рабочего времени

Для чего он нужен?

Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является табель учета трудового времени. Он заполняется и ведется в обязательном порядке. Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ — журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).

Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочим временем считается период, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, в течение которого гражданин выполняет свои профессиональные обязанности. Эта же статья гласит, что нормальная продолжительность труда не должна превышать 40 часов в неделю. Руководителем утверждается начало и конец трудового дня, а также время для обеденного перерыва.

По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.

Кто занимается ведением и заполнением журнала?

Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его должностной инструкции и в трудовом договоре. За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.

Читайте так же:  Франшизы от сбербанка каталог

Какая информация указывается в журнале?

Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

В документе указывается следующая информация:

порядковый номер записи;

время прихода на работу;

время ухода по окончании трудового дня;

Разрешается добавление иных граф.

Польза данного документа очевидна – повышается дисциплина штата, производительность труда сотрудников.

Образец журнала прихода и ухода сотрудников

Трудовым Кодексом РФ дано четкое определение термину «рабочее время» (ст.91). Это период, установленный локальным нормативным актом юридического лица, для исполнения трудовых обязанностей. Этим же законодательным документом работодателю вменяется вопрос его учета. Как это делать, решается на местах. Многие субъекты хозяйствования, учреждения используют для оперативного сбора сведений на первичном уровне журналы для ежедневной регистрации членов коллектива. В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно и оптимально осуществлять контроль, получите примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Журнал прихода и ухода сотрудников как способ контроля рабочего времени

Уровень высокой дисциплины в коллективе обеспечивается максимальной занятостью работников в отведенное время для труда, исключением случаев решения в этот период личных проблем, прогулов и опозданий. В связи с этим готовится приказ о введение журнала учета рабочего времени. Данное требование — это не признак бюрократизма или прихоть нанимателя, оно предусмотрено законом.

Обязанность каждого члена коллектива — отмечаться при приходе и уходе с работы — должно быть внесено в ПВТР и строго исполняться. Данным приказом назначаются специалисты в головном офисе и в обособленных подразделениях, которым контроль за ежедневным и правильным заполнением документа включается в обязанности. На уровне администрации это направление курирует один из заместителей руководителя либо начальник кадровой службы.

Форма документа

Установленной формы документа нет. Табличный вариант разрабатывается работодателем. В таблице обязательными являются следующие графы:

  • ФИО работающего, временные рамки посещения работы (приход – уход);
  • роспись, отработанные часы.

Анализ сведений производится за неделю, месяц, год в зависимости от рабочих графиков.

Полученная информация используется при составлении табеля или книги учета рабочего времени в процессе формирования оплаты труда и в случае наложения взысканий или увольнении сотрудника — за систематические опоздания и прогулы. Журнал и табель отличаются тем, что в первом случае фиксируется время начала и завершения работы по факту действия, а во втором — отработанные часы.

Книга заказывается в типографии или покупается. На титульном листе ставится ее номер в делопроизводстве, название, нумеруются страницы, прошиваются плотной нитью. Концы ее на обратной стороне приклеиваются пломбой из бумаги, где ставится дата, подпись. Журнал помещается в удобном доступном месте (вахта, приемная секретаря).

Не допускается небрежное ведение документа: исправления, записи задним числом, карандашом, удаление страниц. За подобные факты при проверке специалисты наказываются в административном порядке.

Скачать excel файл можно ниже.

Дополнительно возможно внесение других граф: уход с работы, его причина, прогул, опоздание и т.д. Учет сверхурочного и ненормированного, сдельного и повременного труда, совместительства рекомендуется осуществлять отдельно.

Способы ведения журнала

Мы подробно разобрались, как выполняется учет в традиционном варианте — на бумаге. В век интернета все большее распространение получает электронный документооборот. На крупных предприятиях с этой целью устанавливаются соответствующие программы.

В практике используется ПО, где необходимая информация вносится вручную.Это тоже уже вчерашний день. Все активнее внедряются автоматизированные системы, которые передают информацию прямо в бухгалтерию. Работник в этом случае отмечается на проходной электронным пропуском. Еще более совершенным способом учета является биометрический контроль. В данной ситуации пропуском становится отпечаток пальца. Единственный недостаток программного обеспечения – высокая стоимость.

Срок хранения книги зависит от ее содержания. Журнал со сведениями о работниках с 8-часовым рабочим днем, уничтожается после его окончания. В том случае, когда в него вносится информация, влияющая на начисление пенсии, документ хранится 75 лет.

Итак, вы теперь имеете представление о важном кадровом документе – журнале первичного учета рабочего времени и при необходимости используете предложенный образец его заполнения, наши практические советы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как вести журнал учета рабочего времени — образец?

Правила ведения журнала учета рабочего времени

Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.

Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:

  • посредством издания специального приказа или
  • на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.

Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:

  • Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
  • Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
  • Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.
Читайте так же:  Как рассчитать неустойку по ставке рефинансирования формула

Форма ведения журнала учета рабочего времени

Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.

При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.

Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.

Содержание журнала: учет прихода и ухода работников

Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:

  • порядковый номер записи;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата внесения записи;
  • время появления сотрудника на рабочем месте;
  • время отбытия работника с места работы домой;
  • примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
  • подпись ответственного за ведение журнала лица.

Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:

  • организационно-правовая форма и наименование организации;
  • наименование самого журнала;
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.

Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:

Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.

Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

  • данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
  • информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
  • информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
  • отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Для чего нужен

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

  • предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
  • выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

  • полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
  • даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
  • данные ответственного лица;
  • количество подшитых страниц.
Читайте так же:  Прием лекарственных трав от населения

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

  • Ф.И.О.;
  • подразделение, должность;
  • время прихода на работу, подписи работника и контролера;
  • время ухода с работы, подписи работника и контролера;
  • комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
  • служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

[3]

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

Обеспечивать ведение книги учёта может сотрудник, постоянно присутствующий на входе в организацию (вахтёр, охранник, секретарь и т.п.).

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Если учет обязателен на основании правил трудового распорядка организации, она доводится до персонала при приеме на работу путем ознакомления с правилами ВТР.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

Столбцы (1) и (2) заполняет ответственный за ведение журнала сотрудник (представитель кадровой службы или секретарь). Столбцы (3) – (7) заполняет работник. Личной подписью необходимо подтверждать как время прихода, так и время ухода с работы.

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

Как исправить ошибку

При обнаружении ошибки в журнале рекомендуется зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой и внести корректные данные. Исправление должно быть заверено подписью сотрудника/его руководителя и контролера.

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

  • перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
  • тип работ с такими условиями;
  • длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Салыгина, Е. С. Юридическое сопровождение деятельности частной медицинской организации / Е.С. Салыгина. — М.: Статут, 2013. — 192 c.

  2. Под редакцией Дмитриевой И. К., Куренного А. М. Трудовое право России. Практикум; Юстицинформ — Москва, 2011. — 792 c.

  3. Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.
  4. Марченко, М.Н. Теория государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, Велби; Издание 2-е, 2003. — 637 c.
Образец журнала прихода и ухода сотрудников
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here