Управление временем основные принципы тайм-менеджмента

Информационная помощь на тему: "Управление временем основные принципы тайм-менеджмента" с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.

Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента

Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.

В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.

Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента

Если вы введете в гугле « принципы тайм-менеджмента », то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:

Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.

Расставляйте приоритеты . «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать .

Найдите мотивацию . Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.

Уберите лишнюю информацию . Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.

Не забывайте отдыхать ответственно . Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.

Практика: 5 способов управления временем

Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента , вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.

Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.

Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.

«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.

SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:

  • Specific — конкретная
  • Measurable — измеримая
  • Achievable — достижимая
  • Relevant — релевантная
  • Time bounded — ограниченная во времени

«Матрица Эйзенхауэра» — четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24 . Это сделает вашу работу еще эффективнее.

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

[2]

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».
Читайте так же:  Что означает признак 1 и 2 в справке 2-ндфл

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

«Не говорите, что у вас не достаточно времени. У вас его ровно столько же, сколько было у Хелен Келлер, у Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна», — Джексон Браун-младший.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Читайте так же:  Образец приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

[1]

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Видео (кликните для воспроизведения).

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

Читайте так же:  Как открыть некоммерческую организацию

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

10 эффективных инструментов тайм-менеджмента

Далеко не всем необходимо осваивать целые методики тайм-менеджмента. Для достижения поставленных целей вполне достаточно будет освоить несколько лайфхаков и хитростей. В качестве примера таких лайфхаков приводим 10 эффективных техник управления временем.

1. Не бойтесь говорить “нет”

На каждое ваше согласие участия в проекте, дополнительной работы, помощи, организации чего-либо, от чего-то придется отказаться. Кроме этого научиться говорить “нет” нужно не только коллегам, но и интернет-серфингу. Ну если все же что-то для вас является обязательным, например, выпить утренний кофе с коллегами, то внесите этот пункт в список дел и не рассматривайте его как трату времени.

2. От сложного к простому

Начинайте свой день с решения самых сложных задач, постепенно переходя к более простым. Почему это необходимо? Во-первых, таким образом вы сможете побороть свое нежелание заниматься тяжёлой работой, которое ближе к концу дня все увеличивается. Во-вторых – это отличная мотивация. Как только вы сделаете это задание, все остальные покажутся невозможно простыми.

3. «Ешьте слона» по частям.

Каждый сталкивался с заданиями невероятных объемов и при первой попытке осознать объемы работы к нам приходит паника. Как это сделать? как успеть? Спокойно проанализируйте задание, определите этапы работы, дедлайн для выполнения каждых из них и приступайте!

4. Делегируйте.

Один из главных принципов тайм-менеджмента — максимально сократить время на выполнение рутинных дел. Если у вас есть подчиненные, часть вас задач может выполнить кто-то из них.

5. Делайте перерывы.

Для этого необходимо освоить технику Pomodoro. Один “помидор” — это 30 минут рабочего времени, из которого 25 минут уходит на работу и 5 минут на отдых. Можно использовать любые отрезки времени, например 45 минут и 15 минут. Суть одна: сосредоточенно работаем, затем отдыхаем. Во время перерывов можно выпить кофе, размяться, отдохнуть, сделать звонок, составить план дел и т.д. Или же продолжить работать и немного увеличить следующий отдых.

6. Принцип Парето или правило 80/20.

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Правило применимо и в отношении времени: 20% временных затрат приносят 80% результата, остаток в 80% отвечает за 20% результата. Именно поэтому следует определить наиболее результативные задачи и сконцентрироваться на их решении.

7. Утренний фрирайтинг.

В течение дня не все можно предугадать, но многое зависит от утреннего настроя. Поэтому советуем, перед началом рабочего дня сосредоточиться на целях и планах на день и ответить на вопросы в письменном виде:

  • Что нужно успеть?
  • Что может мне помешать?
  • Как понять, что день прошел успешно?

Это можно сделать как в обычном блокноте, текстовом документе или медитативном текстовом редакторе Ommwriter. От того, как вы настроитесь на день, зависит, как он пройдет.

8. Фокусные дни.

Распределяйте свою занятость таким образом, чтобы выделить день или два на выполнение стратегически важных дел или работу над сложным заданием. В эти дни не запланированы звонки и встречи, почта проверяется только раз в день, а телефон. в идеале, выключен. Полная концентрация и абсолютное погружение в работу без отвлекающих факторов.

9. Подумайте не только о работе.

Многие забывают, что тайм-менеджмент не ограничивается рамками офиса. Определите соразмерно ли тратится ваше время на карьеру, семью, отдых, обучение и т.д.

10. Хвалите себя.

Поощрение — это дополнительная мотивация и положительные эмоции. Определите для себя вознаграждение за выполнение задания, или если все планы за день будут выполнены и т.д. Это может быть отдых, массаж, вкусное блюдо — то, что принесет вам настоящее удовольствие.

Тайм-менеджмент – это набор инструментов, помогающих эффективно организовать рабочее время и не потратить личное на “ловушки времени”. как только вы освоите эти инструменты, вы сами удивитесь как много возможность появится перед вами.

[3]

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Управление временем: основные принципы тайм-менеджмента

  • 13-03-2019
  • FinFex

Управление временем: основные принципы тайм-менеджмента

Самый ценный ресурс человека — это его время, поэтому тайм-менеджмент должен стать привычкой каждого. Умение эффективно распределять часы на учёбу, работу, отдых, повседневные дела не является врождённой способностью. Этому можно научиться, чтобы стать более продуктивным, больше успевать и меньше уставать. Рассказываем, что такое тайм-менеджмент, какие его разновидности существуют, а также рекомендуем популярные книги о распоряжении временем.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент или управление временем — это совокупность принципов и техник, которые помогают человеку эффективно распоряжаться временем. Разнообразные методики позволяют людям грамотно планировать работу, выделять достаточно времени на отдых и домашние дела, быстрее учиться. Это не точная наука, а скорее набор полезных рекомендаций о том, как больше успевать. Система тайм-менеджмента в конечном итоге делает человека продуктивнее, успешнее и даже богаче.

Читайте так же:  Что такое лизинговая компания

Время нередко называют главной ценностью, поэтому его грамотное планирование отличает успешного человека. Вопреки распространённым заблуждениям, умение чётко строить график дня не врождённое качество. Этому можно научиться самостоятельно, приложив, разумеется, некоторые усилия. Также будут полезны тренинг и курсы тайм-менеджмента. Такой навык быстро приносит результат, помогает даже самым рассеянным. Действенные методики совершенно бесплатны и требуют только искренней заинтересованности в успехе.

Основы тайм-менеджмента полезны школьникам, студентам, работающим специалистам и предпринимателям. Владение планированием необходимо на всех этапах жизни.

Тайм-менеджмент или эффективное управление временем — необходимый навык для любого человека

Виды тайм-менеджмента

Универсальность методик распределения времени заключается в том, что их можно применять на разных уровнях. Соблюдая элементарные правила, вполне реально поднять не только личную эффективность, но и вывести на новый уровень бизнес. По уровню планирования выделяются следующие виды тайм-менеджмента:

  1. Личный или персональный. Подразумевает планирование личного времени, распределение часов и дней на работу и отдых. Направлен на саморазвитие, плодотворность и персональную эффективность.
  2. Профессиональный. Это разновидность личного тайм-менеджмента, направленная на рабочую продуктивность. Он помогает выполнять рабочие обязанности быстрее, проводить рабочие часы плодотворнее, достигать поставленных задач в обозначенные сроки.
  3. Корпоративный. Совокупность методик, которые применяются на уровне предприятия с целью повысить качество работы и увеличить прибыль. Заключаются в организации рабочего времени сотрудников, продумывании пространства офиса или цеха, исключению отвлекающих факторов.

Основные задачи

Техники управления временем решают комплекс задач:

  • эффективное распределять часы на работу и отдых;
  • разделять задачи на срочные, среднесрочные и несрочные;
  • определить, на какие неважные задачи и дела уходит много времени и научиться не отвлекаться;
  • выполнять больше задач за отчётную единицу (час, день, неделю, месяц);
  • совершенствоваться профессионально;
  • уделять время на обучение и личное развитие;
  • объективно оценивать скорость и качество проделанной работы.

Тайм-менеджмент не просто делает человека «более эффективным» на словах. Планирование переводит жизнь на новый уровень, позволяет ставить реалистичные цели в учёбе, карьере и бизнесе, а главное — достигать их и объективно оценивать проделанную работу. Эти методики приносят практический результат.

Эффективно управлять временем может каждый человек, достаточно усвоить простые принципы

Принципы тайм-менеджмента

Очевидно, что тайм-менеджмент — это совокупность методик. Человек может использовать одну или несколько техник, в зависимости от целей, личных особенностей и желаний. Нельзя слепо копировать готовые схемы: такой подход не принесёт успеха. Достаточно усвоить и адаптировать для себя основные принципы управления временем.

Планируйте. Чтобы эффективнее расходовать часы жизни, нужно ставить перед собой список задач на день, неделю и месяц. В зависимости от специфики работы можно разделять день на часы, периоды «до обеда» и «после обеда», на последовательность этапов проекта. Выбирайте удобный формат планирования — ежедневник, приложение на телефоне, компьютерная программа.

Знайте результат. Не получится грамотно составить план, если не знать итоговую цель. Закончить проект, выполнить определённый объём работы и т. д. Знание результат поможет не только спланировать этапы, но и исключить лишнее, то есть избавить себя от лишней работы. Учитывайте, что цели должны быть не глобальными, а частными. Желательно, достигать промежуточного или конечного результата ежедневно.

Расставляйте приоритеты. У каждого дела необходимо определить важность, срочность. Наиболее срочные задачи поднимаются вверх плана, наименее — перемещаются вниз. Утратившие актуальность — исключаются из плана.

Фокусируйтесь. Занимаясь одним делом, не отвлекайтесь на другие. В этом может помочь может помочь метод помидора: чередуйте время труда и отдыха с помощью таймера. Период работы — 25 минут, отдыха — 5 минут. Со временем можно наладить свой график, подобрать другие отрезки времени. Не рекомендуется работать без перерыва дольше 45 минут, потому что потом концентрация внимания снижается.

Впрочем, принципы тайм-менеджмента связаны не только с планированием и учётом времени. Они касаются организации рабочего места, включения в расписание физической нагрузки и даже гигиены деловых контактов. Например, общение с непродуктивным и склонным растягивать работу человеком аналогично действует на его коллег и контрагентов. Применив на практике всего 1-2 принципа, вы увидите разницу в результатах и самочувствии.

Составить график можно в бумажном ежедневнике или мобильном приложении: главное, чтобы было удобно

Популярные книги по тайм-менеджменту

Чтобы лучше понять систему и проникнуться большим интересом к ней, полезно читать книги по тайм-менеджменту. В последние годы вышло много литературы о планировании, но подавляющая часть — это повторение одних и тех же принципов. Лучше ознакомиться с более оригинальными и полезными произведениями:

«Экстремальный тайм-менеджмент», Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Читатели хвалят лёгкий стиль повествования, доходчивость, шутки и отмечают реальную способность произведения мотивировать на изменение жизни.

«Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Глеб Архангельский. Автор — один из инициаторов тайм-менеджмента в России. Он написал серию книг о планировании и распределении времени, но «Тайм-драйв» считается самой увлекательной. Популярное изложение, практические рекомендации широкому кругу читателей.

«Достижение максимума», Брайан Трейси. Книга посвящена не только планированию времени, но и достижению максимальной личной эффективности. Автор учит читателей настраивать подсознание, избегать опасных мыслей и разрушающих эмоций.

«Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать», Наталья Еремич. Произведение переосмысляет принципы управления жизнью с позиции современной женщины, которая стремится совмещать карьеру и семью, сохранив душевное равновесие. Понятное изложение, практические примеры и полезные советы.

«Эта странная жизнь», Даниил Гранин. Многих удивит, но управление временем не новомодная придумка. Советский писатель Даниил Гранин рассказал о грамотном планировании жизни ещё в 1974 году. В основе повествования — учёный и философ Александр Любищев, автор 70-ти научных работ и собственной системы учёта времени.

«Принцип 80/20», Ричард Кох. Хорошо известная формула о том, что 80% результата приносят только 20% затраченного времени подробно раскрывается в этом произведении.

«7 заповедей организованной мамы», Светлана Гончарова. Ещё одно произведение, рассчитанное на женскую аудиторию. Читательницы отмечают, что книга душевная, дружеская и увлекательная. Автор утверждает, что для мам правила обычного тайм-менеджмента не подходят, поэтому предлагает модернизировать их.

«Тайм-менеджмент для системных администраторов», Томас Лимончелли. Эта книга ориентирована на конкретных специалистов, но в действительности подойдёт всем, кто вынужден постоянно отвлекаться от глобального проекта ради мелких повседневных задач (вроде помощи с компьютером сотрудникам). Автор сам работал системным администратором, поэтому его рекомендации сугубо практические.

Читайте так же:  Производство сыра в домашних условиях как бизнес

Заключение

Умение планировать время — необходимый навык для школьников, студентов, начинающих специалистов, опытных руководителей и бизнесменов. Нет такой категории людей, кому бы не пригодился тайм-менеджмент. Организация времени строится на нескольких простых принципах, внедрить которые в жизнь можно за 1 день. Если тема грамотного распределения времени интересует вас глубже, обратитесь к книгам из нашего списка.

Тайм-менеджмент: 6 принципов распределения времени, которые помогут успевать делать всё

Что такое тайм менеджмент и почему он важен?

Тайм-менеджмент — это средства и методы эффективного управления временем. В дословном переводе с английского “time management” — это и есть “управление временем”.

Выражения “время — деньги” и “время — невосполнимый ресурс” знакомы многим. Технология тайм-менеджмента позволяет сохранить этот ресурс, увеличить доход за счет контроля и грамотного распределения времени.

Изначально под тайм-менеджментом понималось лишь управление рабочим временем сотрудника. Позже понятие включило в себя еще и свободное время.

Навыки управления временем остро необходимы фрилансерам, а также тем, кто проходит обучение через интернет, так как для них не существует внешних механизмов контроля. Отсутствие внешнего контроля для многих существенно усложняет организацию работы или обучения.

По собственному опыту я знаю, что тайм-менеджмент для фрилансера является одним из важнейших условий эффективной деятельности. От качества управления временем будет зависеть количество работы, которое может сделать удаленный сотрудник, а также то, сколько времени он будет тратить на отдых.

Сегодня существуют системы управления временем, которые могут успешно применяться для различных профессий, тех или иных жизненных ситуаций. Я опишу принципы, благодаря которым я смог эффективно управлять собственным временем и выполнять в 2 раза больше задач, чем удавалось раньше.

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Современные системы управления временем содержат схожие методики и основаны на близких по содержанию принципах. Я не придумывал ничего нового и использовал уже существующие методы, выделив для себя 6 основных принципов тайм-менеджмента. Они дают мне возможность максимально эффективно использовать свои ресурсы и быстро справляться с задачами.

Обязательность планирования

Несмотря на очевидность пользы от планирования, фрилансеры нередко игнорируют составление планов. Планирование избавляет от огромного количества неразберихи, связанной с принятием решений, и позволяет задать последовательность и длительность выполнения задач.

Разделение планов на тактические и стратегические

Выделяют планы двух типов — тактические и стратегические. Задачи и цели, которые ставятся в тактических планах (например, на день, неделю, месяц), должны обеспечивать достижение целей и реализацию задач в стратегических.

При планировании я создаю тактические планы (текущие задачи на день и неделю) и стратегический план (год, расписанный крупными задачами по месяцам и кварталам). Все цели я фиксирую в письменном виде. После этого я структурирую их в полноценный последовательный план, указываю сроки реализации и создаю чеклист для того, чтобы можно было легко отследить сколько работы готово, а сколько ещё предстоит сделать.

Для создания планов я использую Trello. Это бесплатный сервис для планирования и управления работой с возможностью создавать чек-листы.

Хороший план требует времени

На планирование не нужно жалеть времени. Авторы, глубоко исследующие вопрос, и бизнес-тренеры рекомендуют тратить на создание плана до 10 — 15% всего рабочего времени. Я использую 10% для создания тактического плана на день. Моё стратегическое планирование может занимать от 3-4х дней до нескольких недель, в зависимости от масштабности целей.

Баланс гибкости и пунктуальности

Важным моментом в реализации любых задач (в том числе на фрилансе) является возможность гибко менять условия их выполнения при соблюдении сроков. Я считаю, что такое умение — это добрых 20% эффективности тайм-менеджмента. Например, один из заказчиков хочет перенести время встречи. Необходимо построить систему работы так, чтобы это не повлияло на эффективность выполнения других задач.

Иерархия и приоритетность задач

Несмотря на колоссальную пользу планов, они не могут гарантировать неизменность поставленных задач, особенно для фрилансеров, у которых может неожиданно появиться стоящий проект и придется резко менять планы. Для того, чтобы гибко менять задачи без ущерба для основных целей, я выстраиваю иерархическую структуру.

Я применяю 4 градации задач, отражающие положение в иерархии важности и приоритет по срочности: важные — срочные, второстепенные — срочные, важные — не срочные, второстепенные — не срочные. По собственному опыту, не рекомендую вводить промежуточные формы, так как рост точности в данном случае только усложняет структуру. Это может запутать и не принесет пользы.

Пример иерархического распределения моих текущих дел.

Принцип 4-х вопросов

Для точного понимания необходимости в тех или иных действиях я использую принцип 4-х вопросов:

«Зачем делать?» — вопрос позволяет понять, есть ли необходимость для действий.

«Почему сейчас?» — так определяется необходимость в срочности выполнения.

«Почему я? Можно ли делегировать?» — вопрос важен при работе в команде и совсем незаменим при большом количестве коррелирующих обязанностей.

«Какой способ выбрать для реализации?» — вопрос особенно важен, когда скорость и эффективность зависят от используемых технологий и методов.

Почти всегда методики управления временем сводятся к эффективному планированию. В подавляющем большинстве случаев основой любого тайм-менеджмента будут являться описанные мной основные 6 принципов. Я рекомендую использовать специальные сервисы, такие как Trello, Wrike или Jira, в качестве инструментов создания личных планов и контроля их выполнения. Они наглядны и хорошо работают.

Видео (кликните для воспроизведения).

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Есть что сказать? Напишите комментарий ниже.

Источники


  1. Троицкий, Н. А. Корифеи российской адвокатуры: моногр. / Н.А. Троицкий. — М.: Центрполиграф, 2015. — 416 c.

  2. ред. Корельский, В.М.; Перевалов, В.Д. Теория государства и права; М.: Норма; Издание 2-е, испр. и доп., 2012. — 616 c.

  3. Матузов, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Матузов, А.В. Малько. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2011. — 528 c.
Управление временем основные принципы тайм-менеджмента
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here